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In 8 Schritten zum erfolgreichen Messeauftritt

von Angeliqua Kocetov
Dienstag, 10. März 2020
Themen:Messeplanung, Messestand Tipps
Lesedauer: Minuten

In 8 Schritten einen erfolgreichen Messeauftritt planen

Viele Unternehmen gehen auf Messen, um ihre Produkte zu präsentieren, Neukunden zu gewinnen oder den Kontakt zu bestehenden Kunden zu pflegen. Insbesondere für Unternehmen, die zum ersten Mal an einer Messe teilnehmen möchten, stellt sich daher die Frage, wie ein erfolgreicher Messeauftritt geplant werden muss. 

Im folgenden Blogbeitrag werde ich Ihnen die 8 wichtigsten Punkte für die Planung eines Messeauftritts näherbringen, die Ihnen zu einem erfolgreichen Messeauftritt verhelfen. Sie können diesen Leitfaden gerne als eine To-Do Liste ansehen, die sie abrufen können, sobald Sie sich dazu entscheiden Aussteller zu werden und Ihren Messesauftritt planen.  

 

1. Die Auswahl der richtigen Messe

Zu Beginn sollten Sie sich damit auseinandersetzen, auf welcher Messe Sie Ihren Messestand ausstellen möchten. Dafür sollten Sie überlegen, welche Zielgruppe Sie ansprechen möchten, welche Ziele Sie mit Ihrem Messeauftritt verfolgen und wie viel Budget Ihnen zur Verfügung steht. Je nachdem welche Zielgruppe Sie erreichen möchten, können Sie entweder auf Fachmessen ausstellen oder auch auf Messen, die für Endverbraucher zugänglich sind. Falls Sie auch international agieren oder Ihren Bekanntheitsgrad international steigern möchten, so bietet es sich an, auch auf Messen im Ausland auszustellen oder teilzunehmen. Was Sie bei einem Messeauftritt im Ausland beachten müssen, hat Ihnen mein Kollege in einem Blogbeitrag der RocketExpo festgehalten.

                        

2. Buchen der Standfläche beim Messeveranstalter

Nachdem Sie sich für eine Messe entschieden haben und Ihre Ziele für den Messeauftritt definiert haben, müssen Sie im nächsten Schritt die Standfläche buchen. Wenn Sie beispielsweise Produkte vorstellen möchten, die in der Regel viel Platz einnehmen, so benötigen Sie auf jeden Fall eine größere Standfläche. Wie Sie dennoch wenig Standfläche mit vielen Möglichkeiten verbinden, zeigt Ihnen das Beispiel im verlinkten Blogartikel. An der Stelle müssen Sie sich nun überlegen wie groß Ihre Standfläche auf der Messe werden soll und ob Sie einen Eckstand, Reihenstand oder Kopfstand haben möchten.

Reihenstand

Der Reihenstand auf einer Messe zeichnet sich dadurch aus, dass alle drei Seiten des Messestandes geschlossen sind. Der Besucher kann nur von der Front des Messestandes aus den Stand betreten. Vorteile dieser Standfläche ist, dass Ihnen eine größere Werbefläche zur Verfügung steht. Der Nachteil ist allerdings, dass der Messestand dadurch schnell „bedrückt“ und voll aussehen kann.

reihenstand

Eckstand

Beim Eckstand sind zwei Seiten des Standes geöffnet. Der Vorteil dieses Messestandes ist der, dass der Besucher die Möglichkeit hat den Messestand auf beiden Seiten zu betreten beziehungsweise hat er bereits von der Seite einen Einblick auf den Stand, was sich positiv auf die Besucherzahl auswirken kann. Der Nachteil des Eckstands ist jedoch, dass Ihnen weniger Werbefläche zur Verfügung steht.  

eckstand

Kopfstand

Bei der Messestandfläche Kopfstand haben Sie nur eine Frontwand, die auf der Standfläche platziert wird. Dieser Messestand bietet sich gut dafür an, um Exponate zu präsentieren. Der Nachteil ist ebenso wie beim Eckstand, die wesentlich geringere Werbefläche.

kopfstand

Nachdem das Gerüst steht, können Sie mit der eigentlichen Planung Ihres Messeauftritts starten. 

 

3. Den richtigen Messebauer finden

Wenn Sie sich dazu entscheiden Ihren Messestand von einem Messebauer aufbauen zu lassen, so müssen Sie sich überlegen mit welchem Messebauer Sie zusammenarbeiten möchten. Um die richtige Entscheidung zu treffen, sollten Sie folgende Aspekte hinterfragen:

  • Kann der Messebauer meine Vorstellungen an einen Messestand erfüllen?
  • Gefallen mir die Arbeiten des Messebauers?
  • Bei welchem Kostenvoranschlag stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis?
  • Ist mir der Standort des Messebauers wichtig?
  • Welche weiteren Leistungen kann mir der Messebauer anbieten?
  • Wie sehen die Rezensionen des Messebauers aus vergangenen Projekten aus?
  • Ist mir der Messebauer sympathisch?

Nachdem Sie den richtigen Messebauer gefunden haben, können Sie gemeinsam in die Planung und Gestaltung Ihres Messestandes übergehen.

 

4. Dienstleistungen beim Veranstalter anmelden

Jeder Veranstalter setzt in der Regel Deadlines für die Anmeldung bestimmter Dienstleistungen. Bitte denken Sie daran diese einzuhalten, damit für Sie keine Zusatzkosten anfallen. Für Ihren Messestand muss unbedingt Strom angemeldet werden. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Stromstärke Sie für Ihren Stand benötigen, kann Ihnen Ihr Messebauer weiterhelfen. Falls Sie sich noch andere Dienstleistungen wünschen, können Sie diese auch beim Veranstalter beantragen. Typische Dienstleistungen wären beispielsweise die Müllentsorgung, Standreinigung, Catering oder die Bestellung von zusätzlichem Equipment wie zum Beispiel die Bestellung von Möbeln. Das Anmeldeverfahren der Dienstleistungen ist bei jedem Veranstalter unterschiedlich, fragen Sie deshalb am besten direkt beim Messeveranstalter nach.

 

5. Das richtige Messepersonal aussuchen

Überlegen Sie sich, welcher Ihrer Mitarbeiter Ihren Messestand und somit Ihr Unternehmen repräsentieren soll. Planen Sie nur Personal ein, welches über ausreichend Know-how Ihrer Produkte bzw. Dienstleistungen verfügt, die präsentiert werden sollen. Denn nichts ist unangenehmer als ein Mitarbeiter, der bei Fragen des Interessenten zu stottern anfängt, weil er sich mit den Produkten oder Dienstleistungen nicht gut genug auskennt. Bei internationalen Messen sollten Sie zusätzlich darauf achten, Messepersonal einzuplanen, welches über gute bis sehr gute Sprach- bzw. Englischkenntnisse verfügt, damit die Kommunikation auch zu internationalen Interessenten ermöglicht werden kann. Zudem sollte das Personal angemessen gekleidet sein und ein freundliches, souveränes Auftreten ausstrahlen.  

 

6. Buchen von Hostessen für Ihren Messeauftritt

Wenn Sie möchten, können Sie für Ihren Messestand auch Hostessen buchen, die Ihr Messepersonal zum Beispiel bei der Verteilung von Giveaways oder Snacks unterstützen. Dafür gibt es mehrere Agenturen, bei denen Sie Hostessen anfragen können.

 

7. Anreise, Abreise und Unterkunft für Ihr Messepersonal buchen

Bei der Planung eines Messeauftritts dürfen Sie nicht vergessen, die An- und Abreise für Ihre Messemitarbeiter zu buchen. Die Möglichkeiten zu einer Messe zu gelangen sind dabei groß: Entweder fliegen die Mitarbeiter zur Messe, fahren mit dem Zug dorthin oder sie fahren mit dem PKW. Buchen sie frühzeitig Flüge oder Zugtickets, da die Preise stark variieren können und Sie somit Kosten einsparen können. Vergessen Sie auch nicht, eine passende Unterkunft für Ihre Mitarbeiter zu buchen. Auch hier empfiehlt es sich rechtzeitig zu buchen, um somit Kosten zu sparen. Denn in der Regel sind die Preise zu Messezeiten für Unterkünfte höher als normalerweise. Versuchen Sie am besten auch eine Unterkunft zu buchen, die sich in der Nähe der Messe befindet, damit Ihre Mitarbeiter eine kürzere Anfahrtszeit haben und Sie gegebenenfalls Kosten für das Taxi zur Messe sparen können.

 

8. Kommunikation in der Planung eines Messeauftritts

Denken Sie stets daran, mit allen Beteiligten eindeutig zu kommunizieren. Denn gerade Kommunikationsstörungen können zu Problemen bei der Planung eines Messeauftritts führen. So müssen Sie daran denken, alle wichtigen Infos wie z.B. Austellerinfos oder Anfahrtsskizzen an den Messebauer weiterzuleiten. Denken Sie auch daran, Ihrem Messepersonal einen Ablaufplan der Messe mitzugeben. Geben Sie den Hostessen konkrete Anleitungen, wann sie auf der Messe eintreffen sollen, wie lange sie vor Ort bleiben sollen und was genau ihre Aufgaben sind, damit ein reibungsloser Ablauf und ein erfolgreicher Messeauftritt gewährleistet werden kann.

 

Zusammenfassung der 8 Schritte zum erfolgreichen Messeauftritt

Bei der Planung eines Messeauftritts müssen viele Kriterien beachtet werden. Einer der wichtigsten Aspekte ist die Kommunikation zwischen Messebauer, Messemitarbeitern und Hostessen, die elementar für einen erfolgreichen Messeauftritt ist. Außerdem sollten Sie rechtzeitig mit der Planung Ihres Messeauftritts beginnen, um zum einen den Zeitplan einzuhalten und zum anderen Kosten zu sparen. Denken Sie stets daran einen kühlen Kopf zu behalten, auch wenn das Planen eines Messeauftritts gelegentlich stressig werden kann. 

Infos zum WWM Blog Artikel Autor:

Angeliqua Kocetov

Angeliqua Kocetov

Angeliqua ist seit 2016 bei der WWM und arbeitet als Projektmanagerin im Bereich Marketing Logistik. Sie legt großen Wert darauf, die Wünsche des Kunden für deren perfekten Messeauftritt zu realisieren. Der direkte Kundenkontakt ist ihr sehr wichtig, daher steht sie ihren Kunden bei logistischen Angelegenheiten und Fragen stets gerne zur Verfügung. In ihrer Freizeit trifft Angeliqua sich am liebsten mit ihren Freunden oder verbringt auch gerne schonmal den Abend entspannt auf der Couch mit einer coolen Serie oder einem spannenden Film.

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