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Messeplanung: In 5 Schritten zum erfolgreichen Messestand

von Sarah Boessow
Freitag, 14. Februar 2020
Themen:Messestand, Messeplanung
Lesedauer: Minuten

Messeplanung: Die 5 wichtigsten Punkte zur Planung eines Messestandes

Sie kennen es vielleicht auch, Ihr Chef oder Vorgesetzter möchte die Akquisemöglichkeiten verbessern oder vielleicht eine größere Plattform im Direktmarketing nutzen, um neue Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren. Vielleicht ändert sich etwas in der Ausrichtung des Marketings oder Ihr Unternehmen möchte ein Statement in der Branche setzen und gleichzeitig mit Kunden und Mitbewerbern ins Gespräch kommen. Hierfür ist ein Messeauftritt ideal – nur wie geht man die Messeplanung an?

Auch externe Agenturen werden häufig gebeten Messeauftritte für Ihre Kunden umzusetzen, dies stellt neben den gängigen großen Firmenevents, Incentives o.ä. einen ganz anderen Bereich mit anderen Voraussetzungen dar.

Im folgenden Beitrag möchte ich einmal auf die wichtigsten und elementaren Punkte eingehen die für einen erfolgreichen Messeauftritt und auch für eine erfolgreiche und effiziente Zusammenarbeit mit einem Messebauer und/oder Messelogistiker essenziell sind. Denn generell gilt je besser die Vorbereitung, desto besser die Kommunikation und auch das Ergebnis!

 

1. Schritt der Messeplanung: Das Messebudget im Auge behalten

Messeplaung: Die fünf wichtigsten Punkte zur Planung eines Messestandes

In den meisten Firmen ist es wohl so, dass erst einmal geprüft werden muss ob, es überhaupt realistisch ist auf Messen zu gehen. Ein Messeauftritt ist leider nicht umsonst. So setzt sich dieser auf Seiten der Messe in der Regel mit Kosten für die Standfläche, den benötigten Stromanschluss, Bewachung und Reinigung des Standes und Marketingangebote, sofern gewünscht, zusammen. Die meisten Messen bieten eine Vielzahl von möglichen Zubuchungen an, aus denen man auswählen kann. Die Kosten eines Messeauftritts können sich je nach Event und Ort deutlich voneinander unterscheiden. Laut einer Umfrage der AUMA liegen Kosten für die Standflächen bei etwas mehr als 20% der Gesamtausgaben.

Diese Kosten beinhalten jedoch noch keinen optisch sichtbaren Messestand. Kosten für die Produktion eines Messestandes und die Messelogistik sind hier nicht außer Acht zu lassen. Bei der Budgetplanung Ihres Messeauftritts ist es in der Regel sinnvoll für ein ganzes Messejahr zu planen. Sofern es für Sie in Frage kommt Standkonzepte und Material mehrfach zu nutzen, können Sie gesamtheitlich gesehen einige Kosten einsparen. Hierbei müssen Materialüberschneidungen durch parallel laufende Messen jedoch in den Mengen und somit bei den Produktionskosten mit einkalkuliert werden.

Eine andere Alternative ist Messestände zu mieten und digital zu bespielen z.B. durch LED-Videowände. Hierdurch können Investitionskosten bis zu 100% reduziert werden. Die Messestände sind aufgrund des innovativen Produktes und der diversen Mietmaterialien einzeln betrachtet jedoch etwas teurer.

Generell gilt, dass modulare Standkonzepte günstiger sind als individuell angefertigte Stände, bei denen häufig höhere Investitionskosten von Nöten sind.
Individualisierte modulare Stände liegen inkl. Logistik und Montage etwa zwischen 1700,00€ und 7000,00€

Sofern das Messebudget hierzu nicht ausreicht gibt es auch die Möglichkeit kleine Faltdisplays selbst aufzubauen. Hierbei werden dann nur wenige hundert Euro für eine Veranstaltung fällig. Dies eignet sich jedoch nur für kleine Messestände und hat eine entsprechend weniger repräsentative Wirkung.

 

2. Schritt der Messeplanung: Die richtige Messeauswahl

Grundsätzlich ist es erst einmal wichtig die ideale Messe für Ihr Unternehmen und für die Absicht ihres Messeauftritts zu bestimmen. Wo stellen Ihre Mitbewerber aus? Welche Zielgruppe möchten Sie erreichen? Soll die Messe deutschlandweit oder international bekannt sein? Bevorzugen Sie kleine oder große Veranstaltungen für Ihren Messeauftritt? Wie hoch sind die Kosten für Standflächen bei den jeweiligen Messen? Eine Übersicht aktueller Messen finden Sie beispielsweise auf der Internetseite der AUMA.

 

3. Schritt der Messeplanung: Briefing erstellen – Was wollen wir?

Messeplaung: Die fünf wichtigsten Punkte zur Planung eines Messestandes

Eines der schwierigsten Themen, gerade in einem größeren Team ist festzulegen, was grundsätzlich bei Ihrem Messeauftritt gewünscht ist. Viele Köpfe haben viele Ideen. Jedoch sollen Sie sich erst einmal auf die Basics konzentrieren, um eine Grundidee zu kreieren.

  • Um was geht es auf dem Messestand vorrangig? Um Ihre Organisation, das Produkt, die Weiterentwicklung eines Produktes oder einfach nur darum eine Wohlfühloase zu schaffen?
  • Welches Konzept verfolgen Sie? Weniger ist häufig mehr, wenn es darum geht einen Fokus auf eine Neuheit zu lenken oder geht es Ihnen eher darum die Besucher mit allen Möglichkeiten auf Ihren Stand zu locken?
  • Welche Standgröße und Positionierung ist für Ihren Auftritt notwendig? Neben der Standgröße sollte immer auch die Positionierung in der Messelocation berücksichtigt werden. Ein Kopfstand oder Inselstand ist häufig repräsentabler als ein Reihenstand. Allerdings müssen hierzu auch das Standdesign und das vorhandene Budget passen.
  • Benötigen Sie einen professionellen Messeaufbau oder kommt ggf. auch ein mobiler Stand mit Faltwand zum Selbstaufbau in Frage?
  • Wie hochwertig soll Ihr Stand sein?
  • Wofür soll der Messestand genutzt werden? Wie wollen Sie Ihr Unternehmen und Ihr Produkt schmackhaft machen? Wird ein Empfangsbereich benötigt? Wollen Sie einen Besprechungsbereich offen oder geschlossen, ist Catering notwendig oder eine Sonderaktion?
  • Welche Möbel sind relevant? Mit welchen Werbematerialien arbeiten Sie vor Ort?
  • Gibt es bereits ein Design, an welches der Messestand angelegt werden soll oder soll etwas ganz Neues her?
  • Soll ein automatisches Besuchermessung für die Erfolgsmessung eingesetzt werden?
  • Sofern mehrere Messen geplant werden, ist es sinnvoll zu überlegen, ob vor allem wiederverwendbare Materialien genutzt werden sollen.


Bei all diesen Punkten unterstützt Sie natürlich auch Ihr Messebauer, jedoch ist es sehr hilfreich, wenn Sie sich zu diesen Punkten bereits bei der Planung Ihres Messeauftritts Gedanken machen und diese konkretisieren, denn nur so können die Ideen gebündelt und Angebote optimal auf Sie zugeschnitten werden.

 

4. Schritt der Messeplanung: Zeitmanagement bei der Messekonzeption beachten

Messeplaung: Die fünf wichtigsten Punkte zur Planung eines Messestandes

Sie haben sich nun für einige Messen in Ihrer Messeplanung in diesem Jahr entschieden, die Ihre Zielgruppe ideal abdeckt und Ihre grundsätzlichen Wünsche für den Messeauftritt wurden festgelegt. Je nach dem wie groß und aufwändig Ihr ausgewähltes Event ist und ob dieses im In- oder Ausland stattfindet werden natürlich andere Vorbereitungszeiträume benötigt.

Grundsätzlich sollte das von Ihnen intern abgestimmte Briefing bei großen Messen mindestens ein halbes Jahr vor Messebeginn mir Ihrem Messebauer abgestimmt werden um ausreichend Zeit für die weitere interne Planung und Anmeldung beim Messeveranstalter zu haben. Je mehr Aufgaben durch Ihren Messebauer umgesetzt werden sollen (bspw. Erstellung eines Grafikdesigns, Anmeldungen diverser Leistungen bei der Messe) desto eher sollte die finale Planung abgeschlossen sein. Bei den meisten Messeveranstaltern werden Anmeldungen und Buchungen von Leistungen spätestens 2 Monate vor der eigentlichen Messe fällig, andernfalls werden Zuschläge erhoben.

Sofern Sie auf bereits bestehende Stände zurückgreifen wollen und die Anmeldung der Standfläche/Strom etc. selber vornehmen, können Stände auch deutlich kurzfristiger bestellt werden. Idealerweise werden diese Stände 1-2 Monate vor der jeweiligen Veranstaltung finalisiert, spätestens jedoch 1,5 Wochen vor Messebeginn sofern Grafikneuproduktionen nicht mehr notwendig sind.

 

5. Schritt der Messeplanung: Informationen und Fakten des Messeortes kennen

Für die Planung und Kostenkalkulation des Messebauers sind diverse Informationen notwendig. Keine Messe gleicht der anderen und genauso individuell sind auch die Anforderungen der verschiedenen Messen. Es ist wichtig, dass die Informationen der Messeveranstalter möglichst früh bei der konkreten Anfrage von Angeboten oder Buchung von bereits erstellten Messesets bekannt sind. Häufig haben auch Angaben zu Einfahrtzeiträumen, logistische Hinweise zur Location, Hinweise zur Bodenbeschaffenheit, Höhenbeschränkungen etc. Auswirkungen auf die Kosten für den jeweiligen Messestand oder sogar auf die Umsetzbarkeit des geplanten Standes.

Gehen wir einmal davon aus,

  • dass einen Tag vor der Messe nicht mehr aufgebaut werden kann, da am letzten Tag bspw. nur der Caterer Zufahrt erhält und Sie als Kunde reisen jedoch erst am Abend vor der Veranstaltung an,
  • dass zudem die Standfläche im ersten Stock ist und nur über eine Treppe erreichbar ist, da der Aufzug zu klein für einige Materialien de Standes ist.
  • dass in der Location bspw. aufgrund der Bodenbeschaffenheit kein Hubwagen verwendet werden und kein Teppich verlegt werden kann, da es sich um hochwertiges Parkett handelt.


In diesem Fall müsste der Messebauer:

  • Einen Monteur bereitstellen, welcher einen Tag länger vor Ort bleibt, um mit Ihnen eine Standübergabe zu machen und um Sie ggf. noch zu unterstützen
  • Für den Transport des Materials werden nun ggf. zwei Monteure benötigt oder das Standkonzept müsste überdacht werden
  • Für den Transport eines Exponates wird nun ein zusätzlicher Monteur benötigt, um dieses korrekt positionieren zu können
  • Der geplante Teppich kann nicht verlegt werden oder es müsste eine Unterbodenkonstruktion mit eingeplant werden

Diese Informationen finden sich leider häufig nur recht „versteckt“ in den Ausstellerunterlagen, haben jedoch die gleiche Relevanz wie die allgemeinen Auf- und Abbauzeiten, Start und Ende der Veranstaltung und gewünschter Standübergabezeiten Ihrerseits.
Infos zum WWM Blog Artikel Autor:

Sarah Boessow

Sarah Boessow

Sarah verstärkt unser Team seit 2016 als Projektmanagerin im Bereich Marketinglogistik. Nach ihrer Ausbildung als Veranstaltungskauffrau gehören für sie Kundenberatung, Koordination und Umsetzung diverser Aufbauten im In- und Ausland zu ihren täglichen Aufgaben. Außerdem verwaltet Sarah die Bereitstellung sämtlicher Kundenmaterialien im myWWM-Portal. Dabei geht sie stets mit einer offenen und positiven Einstellung auf neue Projekte und Neuerungen zu und arbeitet ergebnisorientiert, um dem Kunden die bestmöglichste Unterstützung für seinen Messeauftritt zu bieten. In ihrer Freizeit entdeckt Sarah gerne neue Städte, Länder und Kulturen, kocht gerne und unternimmt viel mit Freunden. Sport darf dabei nicht fehlen, um Geist und Körper fit zu halten.

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