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Die Schritte bis zum erfolgreichen Messeauftritt - einfach erklärt

von Philipp Le
Mittwoch, 18. Dezember 2019
Themen:Messelogistik, Messeplanung
Lesedauer: Minuten

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Neukunden das Potential der Messe

Der Erste Eindruck auf einer Messe ist der Schlüssel zu einem erfolgreichem Messeauftritt. Jedoch ist es ein langer weg dorthin, von Planung bis hin zum Auf- und Abbau. Dieser Blog-Artikel gibt Einsteigern einen klaren Überblick über den Ablauf einer Messeplanung von A, wie die Frage "Auf Messe gehen" bis Z, wie "Zeitmanagement" in der Event-Branche.

Die erste Hürde das Messebudget

In der Regel beginnt alles mit dem Kunden, der sich die Frage stellt:“ Wo kriege ich in einem kleinen Zeitraum möglichst viele potenzielle Neukunden erreicht, mit einem möglichst kleinen Budget? Ach ja, auf einer Fachmesse!“
Es folgt die Recherche: Wie finde ich den besten Messebauer? Was für Möglichkeiten habe ich, kann der Messebauer das realisieren, was ich mir vorstelle? Für die meisten Kunden ist die Budgetfrage nicht ganz unwichtig. Der Besteller bekommt oftmals ein bestimmtes Limit vorgegeben, welches er im optimalen Fall nicht überschreiten darf, jedoch liegt meist dort der Hase im Pfeffer. Generell ist man als Dienstleister damit verpflichtet den Kunden zufrieden zu stellen, allerdings ist alles eine Frage des Budgets, es sind kaum Grenzen gesetzt, was die Umsetzung von Messebauten eingrenzt. Hat der Kunde einen Messebauer gefunden, der seinen Vorstellungen entspricht, so wird geplant.

 

Messeplanung im Überblick

Ist dieser Gedanke gefestigt, so kriegt der Projektmanager eine Anfrage des Kunden und plant den Stand unter Berücksichtigung von Kosten und Realisierbarkeit, wobei bei der Realisierbarkeit oft kaum Grenzen gesetzt sind – ganz nach dem Motto der Kunde ist König versuchen wir alles Erdenkliche den Voraussetzungen zu entsprechen. Im Digitalen Zeitalter haben wir den Vorteil, dass so gut wie alles änder- und korrigierbar ist. So lange die Messegrafiken nicht gedruckt sind, das Messematerial das Lager noch nicht verlassen hat, kann jederzeit noch eingegriffen werden und modifiziert werden. Ist die Entscheidung für ein Rendering gefallen und alle Details zu dem Messestand sind in trockenen Tüchern, folgt der nächste Schritt, die Umsetzung.

 

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Messemonteure - Die wahren Meister der Umsetzung eines Messeauftritts

Ist die Planung vollzogen und der Kunde glücklich, kriegt die Disposition den Ball zugespielt. Die Dispo ist die Schnittstelle zwischen dem Projektmanager, Lager und dem Messemonteur. Es wird zunächst eine kleine Analyse vollzogen, z.B. welches Fahrzeug, wie viele Monteure für den Auftrag benötigt werden. Liegen diese Informationen alle vor, kann es losgehen. Während sich die Dispo um die Organisation des leiblichen Wohls des Monteurs, wie z.B. die Hotelbuchung kümmert, wird parallel hierzu der Auftrag durch das Lager gepackt und kommissioniert, d.h. alles an Material, was zum Aufbau des Messestands benötigt wird, kommt in der Vorlaufzone zusammen. Sobald alles zusammen ist, wird der Stand durch den Projektmanager kontrolliert und dieser gibt den Auftrag endgültig frei. Der Projektmanager spricht alle Details, wie zum Beispiel wo welche Faltwand, welches Roll-Up oder Beachflag zu stehen hat mit dem zuständigen Messemonteur ab. Im Prinzip kann man sagen, dass der Monteur mit allen wichtigen Informationen gefüttert wird. Mit der Freigabe kann der Stand nun verladen und aufgebaut werden.

Auf Erfahrung der Monteure verlassen

Vor dem Aufbau ist es sehr ratsam die Gegebenheiten am Aufbauort zu berücksichtigen, braucht der Messemonteur einen Ausweis, muss eine Kaution hinterlegt werden oder sogar eine Sicherheitsüberprüfung durchgeführt werden. Die meisten Monteure sind alte Hasen in dem Geschäft und kennen sich meist mit den örtlichen Besonderheiten oder Kundenwünschen meist sehr gut aus. Dies ist ein klarer Vorteil, auf den man vertrauen und auch bauen kann. Von vielen dieser Monteure sollte man sich auch mal eine zweite Meinung einholen, falls man sich nicht zu hundert Prozent sicher ist, denn derjenige der immer vor Ort ist, hat das nötige Zeitgefühl und kann es oftmals einschätzen, ob es zu Komplikationen kommen kann.

Anfahrt und Aufbau eines Messestands

Der Monteur beginnt mit der Anfahrt. Die Wahl des Parkplatzes ist dabei eine strategische und logistische Meisterleistung, denn wer gut parkt, verliert keine Zeit beim Entladen und kann sofort mit dem Aufbau beginnen. Steht das Fahrzeug günstig, wir das ganze Material zum Standplatz geführt, wobei es durchaus ein Vorteil ist zu zweit zu sein, damit immer einer beim Material ist und schon mit dem Aufbau des Messestands beginnen kann, während einer der beiden Monteure ablädt. Ist das ganze Material an der gebuchten Standfläche, können beide parallel arbeiten und sich gegenseitig unterstützen. Meist wird erst der Boden verlegt, es sei denn der Veranstaltungsort hat bereits einen geeigneten Boden. Danach werden Rahmen aufgestellt, diese dann mit Grafiken bespannt und eventuell beleuchtet, wahlweise direkt mit Langarmstrahlern (diese werden oben auf dem Rahmen montiert) oder indirekt als Hintergrundbeleuchtung im Rahmen selbst (LED-Leisten sind im Rahmensystem integriert). Einen ausführlicheren Blogartikel zu Faltdisplays - Hinterleuchtet versus beleuchtet können sie hier nachlesen. Danach folgen die Aufstellung und Platzwahl der Möbel, sowie Dekoration. Diese sollten auch unbeschädigt und gereinigt sein, da durch den Transport manchmal Verschmutzungen und Schäden entstehen können. Ab und zu kann es vorkommen, dass die Messebaufirma Möbelstücke nicht auf Lager hat oder der Kunde etwas Extravagantes wünscht, in solchen Fällen wird auf Messemöbel zurückgegriffen, dies nur als Randnotiz.

Messemonteure

Standübergabe, Abbau des Messestands und Einlagerung

Die Standübergabe erfolgt mit dem Kunden. Sobald der Stand abgenommen ist, ist der Monteur erstmal auf Standby oder im besten Fall für einen anderen Auftrag eingespannt. Sobald die Messe beendet ist, wird der Stand schnellstmöglich demontiert und wieder zurückgeführt und durch das Rücklaufteam im Lager auf Beschädigungen kontrolliert, gereinigt, wird dann eingelagert und wartet auf dem nächsten Einsatz zur Messe. Ist der Messeauftritt gut geplant, so steht dem reibungslosen Ablauf nichts im Wege. Je vorausschauender geplant ist, desto mehr Spielraum bleibt natürlich auch für eventuell auftretende, unvorhergesehene Vorkommnisse und es ist somit immer ein Puffer gewährleistet.

 

Die goldene Faustformel der Messeplanung

Je mehr Puffer man hat, desto mehr Reaktionszeit hat man, bei einem Problem zu reagieren. Bestenfalls sollte so eine Situation erst gar nicht auftreten, jedoch ist es immer ein nice to have. Ist der Messeauftritt gut geplant, die Messeservice gut durchdacht, so sind Auf- und Abbau unproblematisch.

Messemontage Messelogistik

Infos zum WWM Blog Artikel Autor:

Philipp Le

Philipp Le

Philipp ist seit Sommer 2019 als Disponent bei der WWM und ist für den Süden Deutschlands zuständig, somit verstärkt er das Alsdorfer Marketinglogistik Team. Durch seine mehrjährige Erfahrung im Dispo Bereich bei einer Autovermietung, bringt er das nötige Know-How mit, um die Projektmanager bestens zu unterstützen. In seiner Freizeit gibt Philipp gerne mit dem Motorrad Gas und wenn das Wetter mal nicht mitspielt, geht es halt in die Boulderhalle steil bergauf.

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