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Stornogebühren bei Messeabsage - Covid-19 und Messebau

von Dr. Christian Coppeneur-Guelz
Donnerstag, 5. März 2020
Themen:Messeplanung, Messeservice
Lesedauer: Minuten

messeabsagen-verschiebungen

Der COVID-19 Virus trifft zahlreiche Branchen vollkommen unerwartet, dennoch sind die Effekte auf die Branchen durchaus unterschiedlich. Sicherlich zählt die Messebau Branche zu den am härtesten betroffenen Branchen.

Seit der für alle überraschenden Absage des Mobile World Congress (MWC) in Barcelona am 16.02.2020 vergeht kaum ein Tag ohne Absage von Veranstaltungen. Die Light & Building in Frankfurt, die Internationale Eisenwaren Messe in Köln oder die ITB in Berlin sind dabei nur die bekanntesten und größten Vertreter. Dabei versuchen die Veranstalter zumeist mit Verschiebungen anstelle von Absagen der Veranstaltungen den Schaden gering zu halten.  Dies ist aber leider in den meisten Fällen zu kurz gedacht:

 

Warum das Verschieben von Messen nicht hilfreich ist

Jedem ist klar, dass Messestände gefertigt und produziert werden müssen. Diese Leistungen finden je nach Größe des Messestandes Wochen bis Monate im Vorfeld zu der Veranstaltung statt. Das heißt zum Zeitpunkt der Absage sind diese Leistungen zumeist schon erbracht: Material wurde gekauft, verarbeitet und verpackt. Grafiken wurden entworfen, gedruckt und verpackt. Wenn nun der Ausweichtermin kurzfristig erfolgt, so dass keine Veränderungen an Grafiken etc. erfolgen muss, so kann man diese Leistungen „thesaurieren“, oder anders gesagt „einlagern“.

Was den meisten Branchen-Fremden jedoch nicht bewusst ist, ist der Schwarm an Dienstleistungen, der mit einem Messestand zusammenhängt – denn diese sehen wir auf der fertigen Messe nicht. Alle Komponenten des Standes müssen nach Fertigstellung schließlich ordentlich verpackt, auf LKW verladen und zur Messe transportiert werden. Zahlreiche Komponenten der Messestände sind heute standardisiert und werden zu den Ständen angemietet. Dazu gehören z.B. die gesamten Standmöbel, Messesysteme etc. Dies ist aus ökologischer Sicht durchaus wünschenswert, so werden sie nicht nur für eine Messe gefertigt. Mietartikel haben aber ein anderes Problem: Ein Mietmobiliar kann zu einem Zeitpunkt auch nur einmal vermietet werden.

 

Wenn es an Tag 1 nicht vermietet wird, steht es an Tag 2 nicht doppelt zur Verfügung

In diesem Sinne können Messesysteme und Mietmöbel nur weil Sie am ursprünglichen Messetermin nicht benötigt werden, nicht automatisch an einem alternativen Termin umsonst bereitgestellt werden – denn dann sind sie vielleicht schon für andere Projekte in Verwendung.

 

Kann man Monteure für den Auf- und Abbau von Messeständen "speichern"?

Ein weiterer zentraler Bestandteil der Messelandschaft sind die zahlreichen Monteure, die in meist kurzer Zeit die ganzen Messestände auf- und wieder abbauen. Dem normalen Messebesucher ist beim Besuch der Messe zumeist nicht bewusst wie viel manuelle Arbeit in der Montage dieser Welten liegt.  Messemonteure teilen aber auch ein Schicksal mit Mietmaterialien: Ihre Leistung ist nicht thesaurierbar. Sie können bei Nichtverwendung, auch nicht gespeichert werden.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Wenn man einen Termin beim Friseur nicht wahrnimmt – und nicht zufällig ein anderer Kunde in der Zeit reinläuft – dann kann der Friseur in der nächsten Stunde nicht zwei Leute gleichzeitig die Haare schneiden. Seine Leistung ist somit also nicht thesaurierbar.

 

Quintessenz aus der Verschiebung von Veranstaltungen und Messen

Einige Leistungen, wie beispielsweise die Produktion von individuellen Komponenten können bei der Verschiebung einer Messe oder Veranstaltung einfach abgerufen werden. Diese sind thesaurierbar. Andere Leistungen – insbesondere Dienstleistungen und Miet-Equipment – sind nicht thesaurierbar und verfallen, egal ob genutzt oder ungenutzt.

 

Was kann man dagegen tun?

Auch im Messebau hat die Digitalisierung eingehalten. Insbesondere die Entwicklung von Event-Resource-Management Lösungen können zwar die Effekte im Kern nicht verhindern, die Konflikte aber elektronisch lösen. Messestände somit agiler gestaltet werden, sodass man bei Messeabsagen man kaum bis keine monetären Schaden erleidet.

 

Beispiel 1: Kostenfreie Miete von Messesystemen

Die ERM-Lösung myWWM bietet dem Kunden z.B. kostenfreie Messesysteme an. Hinsichtlich der Einlagerung haben diese zwar den gleichen Nachteil wie kostenpflichtige Messesysteme, aber der Effekt ist für den Kunden im Fall einer Absage oder Verschiebung nicht mit finanziellen Konsequenzen verbunden:

Eine 100%-ige Stornogebühr auf ein kostenfreies Mietsystem bleibt 0,00€

Hier weiterlesen: Wie funktioniert die kostenfreie Miete von Messesystemen?

 

Beispiel 2: Verkürzung der Storno-Fristen

ERM-Lösungen wie myWWM haben eine Vielzahl von Bestellungen für Veranstaltungen, die elektronisch gesteuert werden. Dabei bieten die elektronischen Prozesse die Möglichkeit sehr schnell auf Veränderungen zu reagieren. In diesem Sinne können Ausfälle „bei nicht thesaurierbaren Leistungen“ (Mietmöbel oder Montageleistungen) sehr schnell umgeplant werden, so dass diese Kapazität nicht verfällt. Wird z.B. eine Messe abgesagt, dann kann der Monteur binnen Stunden oder Tagen auf ein anderes Projekt umgebucht werden, so dass seine Leistung nicht verfällt. Werden Mietmöbel nicht benötigt, so findet sich in wenigen Tagen eine andere Verwendung für diese Komponente.

Aus diesem Grund können ERM-Systeme die Storno-Gebühren an deutlich kürzere Fristen koppeln, als dies im klassischen Messebau möglich ist.

Weitere Informationen finden Sie hier: Keine Stornogebühren bei kurzfristiger Absage

 

Beispiel 3: Verkürzung der Bestellfristen

Gerade in volatilen Zeiten, wie der aktuellen COVID-19 Krise, überlegen sich Aussteller natürlich, ob Sie das Risiko von Storno-Gebühren bei der Absage von Messen und Veranstaltungen eingehen wollen. Dies ist nur im klassischen Messebau nicht so einfach, da die Produktion, Planung und Koordination bei nicht elektronischen Prozessen eine bestimmte Zeit benötigt. Damit läuft der Aussteller Gefahr, dass sein Messestand vielleicht gar nicht rechtzeitig produziert und geliefert werden kann oder dies nur mit teuren Zuschlägen möglich ist. Das Ergebnis bleibt das gleiche – die Unsicherheit der Durchführung von Messen oder Veranstaltungen führt zu Mehrkosten.

Aber auch hier können Event-Resource-Management (ERM) Systeme wie z.B. myWWM helfen: Denn durch die elektronischen Prozesse können Veranstaltungen viel kurzfristiger geplant und ausgeführt werden, ohne das hierfür notwendigerweise Mehrkosten anfallen.

So können z.B. bei myWWM Messestände bis zu 5 Arbeitstagen vor der Verladung ohne Zuschlag bestellt werden. Dadurch gewinnt der Aussteller Sicherheit und kann unnötige Mehrkosten durch kurzfristige Bestellungen vermeiden.

Weitere Informationen finden Sie hier: Messestände ohne Zuschläge kurzfristig bestellen

Infos zum WWM Blog Artikel Autor:

Dr. Christian Coppeneur-Guelz

Dr. Christian Coppeneur-Guelz

Nach seinem Studium der Betriebswirtschaftslehre in Vallendar, Rom und Los Angeles promovierte Christian Coppeneur-Gülz im Bereich Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement an der WHU – Otto Beisheim School of Management. Mit Fokus auf Digitalisierung, Prozessoptimierung und Kostensenkung im Bereich Live-Kommunikation entwickelte Dr. Christian Coppeneur-Gülz mit ExpoCloud, die führende Event-Marketing-Automation Plattform mit inzwischen über 7.000 internationalen Anwendern. Ob cloudbasierte Business Intelligence, automatisierte Besuchermessung oder KI-basierte Content-Steuerung - sein Pioniergeist revolutioniert die Branche. Dr. Christian Coppeneur-Gülz ist gefragter Keynote Speaker und hält regelmäßig Vorträge und Vorlesungen zur digitalen Transformation der Live-Marketing-Branche. Er ist Autor des Standardwerks „Event-Resource-Management“.

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