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Was kostet eine virtuelle Messe?

von Christina Gier
Dienstag, 5. Januar 2021
Themen:Virtuelle Messe
Lesedauer: Minuten

Durch die Corona-Pandemie sind physische Messen im gesamten vergangenen Jahr kaum möglich gewesen. Auch in diesem Jahr werden wir mit hoher Wahrscheinlichkeit noch auf physische Messen größtenteils verzichten. Viele Unternehmen nutzen Messen jedoch zur Produkt- und Unternehmensvorstellung sowie zur Neukundengewinnung. Bei der Suche nach einer Alternative fällt häufig der Begriff der „virtuellen Messe“. Doch wie viel kostet die Durchführung einer solchen Messe? In diesem Blog-Beitrag möchte ich Ihnen mögliche Kosten für eine virtuelle Messe zeigen.


Reference-Framework für eine virtuelle Event-Plattform

Für die optimale Erstellung und Durchführung eines virtuellen Events haben wir ein Reference-Framework für eine virtuelle-Event-Plattform entwickelt. Die Event-Plattform beinhaltet 5 Module:

  • Modul 1: Event CMS  - Sie erhalten Lizenzen für ein CMS-System.
  • Modul 2: Event CRM -  Sie erhalten Lizenzen für ein CRM-System.
  • Modul 3: VirtualShow Plugin - Mit dem VirtualShow-Plugin können Sie Ihre Events/ Räume selbst verwalten und erstellen.
  • Modul 4: Event Management & Teilnehmer Management - Möglichkeit zur Profilerstellung nach Anmeldung zur Individualisierung von Agenda oder Favoriten.
  • Modul 5: Event Marketing Automationen & Event Analytics - Statistische und analytische Aufbereitung Ihres Events sowie Erstellung von Workflows.

Reference-Framework


Mit den Modulen 1 und 2 der virtuellen Event-Plattform bauen wir Ihnen ein eigenes CRM- und CMS System. Gerade für Kunden die keinen vollständigen Zugriff auf diese Systeme Ihres Unternehmens haben, bietet sich die Lösung unserer VEP an. Haben Sie jedoch vollständigen Zugriff auf das CMS- und CRM-System Ihres Unternehmens, bietet es sich an die Möglichkeit des VirtualShow-Plugins zu nutzen. Welche Kosten bei den jeweiligen Varianten auf Sie zukommen und welche Möglichkeiten sich damit verbinden erläutere ich Ihnen im weiteren Verlauf.


Kosten einer virtuellen Messe

Pauschal kann man keine exakten Preise für eine virtuelle Messe nennen. Die Kosten hängen von vielen Faktoren ab:

  • Wie viele Räume sollen erstellt werden?
  • Über welchen Zeitraum soll das Event online sein?
  • Benötigen Sie Lizenzen für ein CRM- und CMS-System oder können wir auf Ihres zurückgreifen?
  • Wird die Umsetzung eines virtuellen Events von Ihnen durchgeführt oder benötigen Sie unsere Unterstützung?
  • Etc.
Um Ihnen dennoch ein Gefühl für die Kosten einer virtuellen Messe geben zu können, möchte ich Ihnen 2 Beispielrechnungen vorstellen:

 

1. Beispielrechnung: „VirtualShow-Plugin“

Diese Variante ist die einfachste und kostengünstigste Variante. Sie erhalten nicht die ganze Virtuelle-Event-Plattform, sondern nutzen lediglich Modul 3 mit dem VirtualShow Plugin. Für Unternehmen mit Zugriff auf das eigene CRM- und CMS-System ist diese Lösung empfehlenswert. Bei dieser Lösung nutzen wir das CRM- und CMS-System Ihres Unternehmens und verbinden dieses mit Ihrem virtuellen Event.

Was kostet die virtuelle Messe mit dem VirtualShow-Plugin?

Als einmalige Kosten fallen hier die Setup Kosten in Höhe von 500€ an. Die monatlichen Kosten liegen bei 95€ oder 495€. Bei den 95€ im Monat haben Sie die Standard Version von VirtualShow mit einer Begrenzung zur Erstellung von maximal drei Räumen. Die 495€ enthalten die VirtualShow Enterprise Version, welche Ihnen eine unbegrenzte Anzahl an Räumen zur Verfügung stellt. Nun können Sie alles selbst machen, Räume in 2D und 3D erstellen, Info-Points anlegen usw. Brauchen Sie keinerlei Unterstützung von uns, bleibt es bei den oben genannten Kosten in Abhängigkeit von der gewünschten Laufzeit.

Übersicht der Kosten für eine virtuelle Messe:

  • 500€ : Einmalige Setup-Kosten
  • 95€ (Standard Version) oder 495€ (Enterprise Version): Monatliche Kosten
Natürlich unterstützen wir Sie auch gerne bei Ihrem virtuellen Event. Egal, ob wir für Sie Räume oder Info-Points erstellen sollen oder Sie einen Chat von uns integriert haben wollen, wir helfen Ihnen bei allem, was Sie sich wünschen. Je nachdem wie viel Unterstützung Sie benötigen, erhöhen sich die variablen Kosten, je nach Aufwand und Leistung.

Beispiel: Mit dem VirtualShow-Plugin in der Standard Variante und der Erstellung von maximal drei Räumen, können Sie eine schöne Welt mit der Verknüpfung von 2D und 3D Messeständen erstellen. Gehen wir einmal davon aus, dass Sie in Ihrem Unternehmen verschiedene Produktwelten haben. Nun erstellen Sie zunächst einen virtuellen Stand in 2D, in der Sie eine grobe Übersicht über zwei Produktwelten zeigen. Anschließend setzen Sie für jede Produktwelt einen Info-Point, wo Sie einen 3D Stand hinter Verknüpfen. Möchten sich Ihre Kunden nun über eine der Produktwelten genauer informieren, wird er über den Info-Point zu einem 3D Stand dieser Produktwelt weitergleitet, in dem er sich frei bewegen kann und Ihre Produkte von allen Perspektiven aus betrachten kann. Laden Sie nun über einen Link exklusives Publikum für diese Welt ein, haben Sie ruckzuck Ihre eigene kleine, virtuelle Messe.

 

2. Beispielrechnung: Virtuelle-Event-Plattform 

Für Kunden ohne Zugriff auf das unternehmenseigene CRM- und CMS-System ist die Lösung der Virtuellen-Event-Plattform optimal. Hier bauen wir Ihnen ein komplettes CRM- und CMS-System mit HubSpot auf, welches Sie anschließend selbstständig verwalten können und wofür Sie vollen Zugriff bekommen.

Was kostet die virtuelle Messe mit der virtuellen Event-Plattform?

Die einmaligen Setup Kosten liegen hier bei 5.000€. Hinzu kommen noch diverse Positionen für die Einrichtung der Plattform sowie des CRM- und CMS-Tools. Insgesamt kann man hier für das Setup plus Einrichtung mit ca. 14.000€ rechnen. Zudem kommen ca. 30.000€ pro Jahr für die einzelnen Module. Modul 1 & 2 beinhalten die HubSpot Lizenzen für Ihr CRM- und CMS-System. Modul 3 beinhaltet die Enterprise Version von VirtualShow, mit der Sie eine unbegrenzte Anzahl an Räumen erstellen können. Modul 4 bietet Ihnen das Event- und Teilnehmer Management und über Modul 5 erhalten Sie Event-Analytics sowie Event-Marketing-Automationen.

Anschließend kommen noch Kosten für eine Schulung dazu, in der wir Ihnen alles erklären und zeigen. Möchten Sie nun alles selbstständig erarbeiten, kommen keine Kosten mehr hinzu. Lediglich für Leistungen die wir für Sie aufbringen sollen, fallen entsprechende Kosten an.

Mit dieser Variante können Sie eine große virtuelle Messe veranstalten, da Sie keine Raumbegrenzungen haben. Zudem können Sie nach Ablauf des Events mit Hilfe unserer Analyse-Tools die Messe auswerten. Sie können beispielsweise eine große Halle erstellen, die Sie wie Ihr Unternehmen aussehen lassen können. Anschließend verlinken Sie zu mehreren Räumen, in denen Sie Ihre verschiedenen Produktwelten präsentieren.

 

Fazit zu den Kosten einer virtuellen Messe

Mit dem reinen VirtualShow-Plugin und einer Laufzeit von 12 Monaten, können Sie eine virtuelle Messe ab 1.800€ verwirklichen und haben komplett freie Hand über die virtuelle Messe. Die Kosten variieren je nach Anzahl der Räume, die erstellt werden sollen, sowie die gegebenenfalls anfallenden Leistungen unsererseits. Diese Lösung ist vor allem für Unternehmen mit Zugriff auf das eigene CRM und CMS-System attraktiv.

Nutzen Sie unsere gesamte Virtuelle-Event-Plattform ist Ihre virtuelle Messe ab 33.000€ bei einer Laufzeit von einem Jahr zu realisieren. Auch hier variieren die Kosten nochmal je nachdem wieviel Unterstützung Sie von uns benötigen. Haben Sie keinen Zugriff auf das CRM- und CMS-System Ihres Unternehmens oder möchten die generierten Kontakte der virtuellen Messe in einem separaten System einfließen lassen, bietet sich unsere Virtuelle-Event-Plattform an.

Sie möchten, dass wir Ihnen eine Beispielrechnung für Ihre Ideen erstellen? Dann schreiben Sie uns gerne: info@wwm.de

Infos zum WWM Blog Artikel Autor:

Christina Gier

Christina Gier

Christina Gier ist Auszubildende im Sales-Team der WWM. Sie berät Kunden bei der optimalen Gestaltung von Messeständen und dem Einsatz innovativer Technologien im Messebau.

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