5 Tipps für den Versand von mobilen Messeständen

Viele Kunden nutzen modulares und mobiles Messe-Equipment, um sich bei kleineren Veranstaltungen vor Ort zu präsentieren. Für Messen oder Events, die manchmal nur einen Tag oder wenige Stunden dauern, lohnt sich aufgrund der Kostenrelation kein Montageservice eines Dienstleisters. Typische kleine Veranstaltungen sind Tagungen in Hotels und Kongresszentren, Infotage an Universitäten oder Promotion-Stände in Einkaufszentren oder auf Events. Hier werden vorwiegend kompakte und einfach zu transportierende mobile Messestände eingesetzt, die sich bei Bedarf auch in einem PKW-Kombi transportieren lassen. 

Anwendungsbereiche von mobilen oder modularen Messeständen

Beispiel 1: RollUp und mobile Messetheke
 

Beispiel 2: Faltwand und klappbare Messetheken

Sehr häufig werden mobile Messesysteme zentral bei einem Logistikdienstleister eingelagert, der sich um den Versand zur Messe und um die Abholung nach der Messe kümmert. Diese Variante ist skalierbarer als alles in Eigenregie zu übernehmen. Vertriebsmitarbeiter/innen oder Promoter/innen müssen somit „nur“ die Messestandsysteme auf- und wieder abbauen und können sich sonst ihrer eigentlichen Aufgabe, der Gewinnung von Neukunden, widmen. Die Kosten einer Montage von mobilen Messeständen durch einen Dienstleister, ist in diesem Blogartikel beschrieben.  Zudem entfällt für den Messeaussteller der Zusatzaufwand wie Reinigung & Kontrolle, Einlagerung, Reparatur der Systeme, sich mit verschiedenen Carriern bei Anomalien in der Zustellung/Abholung von Messeständen auseinanderzusetzen oder auch die Koordination mit Wareneingang/-ausgang des Veranstaltungsortes. 

Bei nahezu unzähligen Versandarten, -dienstleistern und -optionen gibt es hier einen Überblick über einige gängigen und praktikablen Dienste für mobile Messestände:

• Paketdienst mit garantierter Zustellung am festgelegten Tag

• Paketversand per Kurier- oder Expressservice

• Speditionsversand/ Palettenversand

• Kurierservice als Direktfahrt

Hier ein paar Tipps für den Versand von mobilen und modularen Messeständen:

1. Paketversand von mobilen Messeständen bei Standardwerten nutzen

Die Tendenz der Versandpreise und Zuschläge geht aktuell bei allen Paketdienstleistern nach oben. Zusätzlich werden aktuell Parameter wie maximales Gewicht je Paket/ Sendung und die maximale Länge weiter eingeschränkt, was im Bedarfsfall zu massiven Zuschlägen führt. Überschreiten die tatsächlichen Maße der Messesysteme die vorgegebenen Standardwerte, so entstehen überproportional hohe Zusatzkosten, die den Paketversand entsprechend unrentabel machen. Es empfiehlt sich deshalb, nur innerhalb der Standardwerte der Paketdienste zu bleiben. Weiterhin schränken viele Dienstleister Leistungen ein, so dass bisher zum Beispiel eine Zustellung werktags von 8-12 Uhr garantiert wurde, diese im gleichen Dienst aber nur noch von 8-17 Uhr gilt und somit eine Verschlechterung der Leistung darstellt. 

2. Speditionsversand als eine gute Möglichkeit zum Transport von mobilen Messesystemen

Palettenversand ist gerade bei sperrigerem oder höhergewichtigerem Equipment, wie z.B. Messesystemen eine gute Alternative. Zum einen gibt es mehr Spiel für Sendungen, die nicht mehr die optimalen Versandparameter der Paketdienstleister erfüllen, zum anderen sind die Versandpreise in der Relation nur unwesentlich teurer. Auch die Anlieferung am nächsten Werktag sichern viele Dienstleister zu. Man sollte jedoch bedenken, dass die Euro- oder Einwegpalette während der Veranstaltung zwischengelagert werden muss und für die Rückverpackung ausreichend Verpackungsmaterial (Spanngurte, Stretchfolie) vorhanden sein muss.

3. Ausreichend Zeit für den Transport der Messestände einplanen

Trotz synchronisierter Logistik und prozessaffinen IT-Lösungen bleiben Risiken, die auftreten können und nicht vorhersehbar sind (Fehlleitung im Paket-Verteilzentrum, Defekt des Transportfahrzeugs, Komplettsperrungen, Versandlabel hat sich gelöst, gebuchter Dienst wird aufgrund von Übermaßen oder -gewicht nicht mehr garantiert etc.) 

Sollte man die Transportzeit zu knapp kalkuliert haben und eine Anlieferung von mobilen Messeständen am Mittwoch von 8-17 Uhr gebucht haben, die dahinter liegende Veranstaltung jedoch bereits am selben Tag um 19 Uhr beginnt, wird man bei einer massiven Prozessanomalie kaum mehr Chancen haben seinen Messestand und -zubehör noch in Empfang nehmen zu können. Bei einer geplanten Zustellung am Vortag der Messe hat man noch genügend Zeit sich mithilfe des Sendungstracking von der erfolgreichen Zustellung zu überzeugen. Im Fall der Fälle bleibt auch noch genügend Reaktionszeit, um Alternativlösungen für den Messeauftritt zu finden. Je kürzer das Zeitfenster, desto überproportional höher sind der entstehende Aufwand, der Stress und auch die Kosten.

4. Zustellung von mobilen Messesystemen in bestimmten Zeitfenstern

Die Zustellungen von mobilen Messesystemen mit bestimmten Zeitfenstern oder auch an Feiertagen und Wochenenden geht nur mit speziellen Kurierservices. Diese können die Messestände zu jeden bestimmten Zeitfenster (z.B. Dienstag, 14-16 Uhr) oder Samstag um 18 Uhr FIX (mit ca. +/- 30 Minuten) anliefern oder abholen. Auch Lieferungen direkt an den Messestand oder telefonisch Avisierung der Anlieferung sowie Rückruf bei Problemen gehören zum Leistungsspektrum dazu. Zudem kann man auf Nachfrage die Fahrer teilweise auch direkt kontaktieren. Nachteilig wirken sich hier lediglich die höheren Kosten im Vergleich zu regulären Paketdiensten aus. Das Qualitätsniveau sowie die Zustellsicherheit liegen aber dafür weit im oberen Bereich. 

5. Zustellung von Messezubehör zum Messestand

Zustellungen von Sendungen direkt zum Messestand werden im standardisierten Paket- oder Stückgutversand in der Regel nicht vorgenommen. Das liegt daran, dass Paketdienstfahrer täglich ein hohes Aufkommen abbilden müssen. Zeit ist hier der entscheidende Faktor. Würden Messesysteme z.B. auf die Messe XY, Halle 17, Stand A21 geliefert werden, würden die Auslieferer durch Parken und lange Wege so viel Zeit verlieren, dass es für diese Preise nicht mehr wirtschaftlich wäre. Wenn daraus resultierend die Benachrichtigung kommt, dass das Messesystem nicht zugestellt werden kann, ist es meist schon zu spät, da ein direktes Eingreifen in die Prozesse der Paketdienstleister nicht möglich ist. Die Sendung wird nicht mehr rechtzeitig ankommen. Somit ist es empfehlenswert dies zu vermieden und auf spezielle Kurierservices zu gehen die dieses Leistungsspektrum auch abbilden können.

Fazit zu den Versandmöglichkeiten von modularen Messeständen

Für Versandaufträge von zeitkritischem Equipment, wie z.B. mobile Messestände gibt es viele, den Anforderungen entsprechenden, Dienstleister. Allerdings wird es hier niemals eine 100%ige Sicherheit der garantierten Anlieferung zum gewünschten Zeitpunkt geben, da der Prozess komplex ist und im Falle einer Prozessanomalie kaum noch Reaktionszeit bleibt bzw. man keinen direkten Einfluss auf die Prozesskette nehmen kann.

Die Kosten der Lieferung steigen je höher das Sendungsvolumen/-gewicht des Messesystems ist und je termingenauer und termintreuer die Anlieferung oder Abholung erfolgen soll. Das klingt nicht überraschend. Vielmehr stellt sich die Frage, welches Ausfallrisiko man im schlimmsten Fall auf sich nehmen will bzw. welches Risiko man unbedingt vermeiden möchte. 

Auch wenn höherpreisige Dienstleister den Anforderungen recht nahekommen, eine einhundert prozentige Garantie gibt es in diesem Segment nicht. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann als Option ein Unternehmen beauftragen, welches mobile Messesysteme eingelagert hat und sich selbst um Logistik sowie Auf- und Abbau sowie Rücktransport kümmert. Dies ist, wenn auch etwas teurer, eine qualitativ hochwertigere Alternative, die das Ausfallrisiko minimiert, da die komplette Prozesskette in einer Hand liegt.