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Event Resource Management – Agilität der Messeplanung steigern

von Annalena Struever
Freitag, 13. März 2020
Themen:Messeplanung, Messebau Software
Lesedauer: Minuten

The Speed of Agility written on the road

Hinter der Planung eines Messeauftritts oder der Teilnahme an einem Event steckt eine längere und intensive Vorbereitungszeit, umso enttäuschender, wenn die Absage oder die Verschiebung der Messe verkündet wird. Neben den monetären Verlusten sorgen die in den Herbst verschobenen Messen zu zusätzlichem Stress. Doch wie geht man am besten mit dieser Situation um?

 

Event Resource Management für die Planung eines Messestandes einsetzen

Die Digitalisierung ist in allen Bereichen unserer Arbeitswelt und unseres alltäglichen Lebens angekommen, warum nicht auch in der Messebranche? In der heutigen VUKA-Welt (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambivalenz/Ambiguität) und der aktuellen Situation, welche Messeabsagen aufgrund des Coronavirus COVID-19 hervorruft, müssen Arbeitsschritte agiler werden.

Um die Verluste bei einer weiteren Verschiebung oder Absage einer Messe möglichst gering zu halten und die Vielzahl der Messen, die nun voraussichtlich im Herbst anstehen, zu bewältigen, bietet es sich an ein ganzheitliches Event Resource Management bei der Planung eines Messestandes zu verwenden.

Doch welche Möglichkeiten habe ich mit einem solchen ERM-System bei der Planung meines Messestandes überhaupt und wie funktioniert ein solches System? Das möchte ich gerne am Beispiel des myWWM Portals erklären:

 

Wie kann die myWWM Event Resource Management Software meine Agilität steigern?

Messeauftritte können im myWWM Portal einfach und online mit kostenfreien Messe-Mietsystemen geplant, gestaltet und in myWWM bestellt werden. Die passende Eventlogistik, den Messeaufbau und Messeabbau, individuelle Werbemittel und Messebewirtung können zusätzlich online ausgewählt und dazugebucht werden. Die Auswertung der Performance Ihrer aktuellen Live-Kommunikation deckt Optimierungspotential auf, das in die zukünftige Veranstaltungs-Planung einfließt. Mit myWWM bringen Sie Ihre Messeauftritte in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess und durch die Digitalisierung Ihres Eventmanagements einfach und effizient zu mehr Erfolg. Somit können Sie mit myWWM Ihre Messeauftritte planen, ausführen und analysieren

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Welche Vorteile ein solches ERM-System mit sich bringt, möchte ich Ihnen im weiteren Verlauf dieses Blogartikel näherbringen:

                              

Vorteile der Nutzung von Event Resource Management Softwares

1. Keine Stornogebühren bei kurzfristigen Absagen

Da eine Buchung, über die das myWWM Portal weitestgehend automatisiert erfolgt, ermöglicht dies uns die Veranstaltungen mit möglichst geringen Prozesskosten auszuführen. Aus diesem Grund ist eine kurzfristige Stornierung von Veranstaltungen auch nicht mit den in der Branche üblicherweise hohen Stornierungskosten verbunden.

Daher zahlen Sie bis 5 Arbeitstage vor dem Versand- bzw. Montageservice keine Stornogebühren. Weitere Informationen zu kurzfristigen Absagen ohne Stornogebühren finden Sie hier.

2. Zeitersparnis bei der Planung eines Messestandes

Die ganzheitliche Eventplanung ist mit myWWM so prozessoptimiert, dass Sie die Planungszeit pro Veranstaltung um bis zu 75% reduzieren können, womit Sie im Herbst ohne Zeitdruck alle anstehenden Messen planen können. Dabei können Sie online Ihren individuellen Messestand mit unseren Messesystemen oder Ihren eigenen Exponaten oder Grafiken zusammenstellen. Ohne Probleme können Sie somit mehrere Messeauftritte in kurzer Zeit agil erstellen und planen.
 

3. Überblick der Messebeteiligungen behalten

Bei den vielen anstehenden Messen und Events im Herbst ist es besonders wichtig den Überblick aller Veranstaltungen zu behalten. Daher haben Sie jederzeit und von überall aus online Zugang zum myWWM Portal. Von dort aus sehen Sie alle Artikel-Verfügbarkeiten, von Werbemitteln über eigene und kostenfreien Miet-Messesysteme bis hin zu Ihren individuellen Messegrafiken. Ihre laufenden Projekte sowie den aktuellen Status können Sie sich detailliert anzeigen lassen, damit Sie den Überblick nicht verlieren. Somit wissen Sie immer genau, welche Lieferung aussteht und wann diese eintrifft, welcher Messestand aufgebaut, abgebaut oder sich bereits auf dem Rücktransport befindet. Mit myWWM haben Sie den vollen Überblick auf Knopfdruck.

4. Messesysteme zur kostenfreien Miete nutzen

Wenn Sie Ihrem Messebauer einen Auftrag für einen neuen Messestand geben, dieser vom Messebauer angefertigt wird und die Messe dann kurzfristig abgesagt wird, dann müssen Sie dennoch die Leistungen des Messebauers bezahlen, ohne vom Messestand in irgendeiner Weise profitieren zu können. Hier bietet es sich an Mietsystem bzw. Messezubehör (Counter, Theken etc.) kostenfrei zu nutzen. Dabei können modulare Messesysteme zu Ihrem Wunsch-Messestand von uns zusammengesetzt werden, lediglich Textilgrafiken müssen neu angefertigt werden. Bei einer Messeabsage müssen Sie somit im schlimmsten Fall für die Kosten der Textilgrafiken aufkommen, die Sie jedoch auch bei einem anderen Messeauftritt nutzen können. Neben dem Aspekt, dass Sie Ihre Agilität bei der Planung des Messestandes um einiges erhöhen, können die Messesysteme unzählige Male eingesetzt werden. Diese Option ist somit um einiges nachhaltiger als der Bau eines neuen Messestandes. Hier erfahren Sie mehr zu unseren kostenfreien Mietsystemen.

5. Umfangreichen Messeservice aus einer Hand buchen

Wenn Sie Ihren Messestand im myWWM Portal erstellt haben, muss man sich nun die Frage stellen wie der Messestand zum Messeort kommt. Unser Messeservice bietet Ihnen das Rundum-Paket für alle logistischen Prozesse im Eventmanagement. Dazu gehört der Auf- und Abbauservice oder die Versendung des Messequipments. Nach einer Messe wird Ihr Equipment kontrolliert, gereinigt und fachgerecht eingelagert. Sie reduzieren Ihre Messekosten und erhöhen Ihre Prozess-Geschwindigkeit für ein erfolgreiches und reibungsloses Eventmanagement.

6. Messenachbereitung im Event Resource Management

Nach der Messe ist die Arbeit noch nicht ganz erledigt: Zu der Nachbereitung einer Messe gehört das Controlling des Messeerfolgs. Doch wie erfolgreich ist Ihre Live-Kommunikation tatsächlich? Wir geben Ihnen transparente Echtzeit-Daten und Statistiken zur Auswertung, mit denen Sie Ihre Veranstaltungen analysieren, vergleichen und nachhaltig optimieren können. Die Anzahl der Messebesucher, deren Verweildauer und die Anzahl der Wiederkehrer sind die Daten, mit denen Sie Ihre künftigen Messeauftritte optimieren. Sie wissen, was sich lohnt, kennen die genauen Messeleads und können datenbasierte Entscheidungen treffen. So haben Sie Ihr Messe-Budget jederzeit im Blick und Ihr Messe-Controlling läuft einfacher denn je. Denn Daten sind der Rohstoff der digitalen Transformation im Live-Marketing.

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Fazit zum Event Resource Management

Egal welches Event Resource Management Sie verwenden: In Zeiten der Digitalisierung und der aktuellen Situation, die unzählige Messeabsagen aufgrund des Coronavirus umfasst, sollten Sie Ihre Arbeit so agil wie möglich gestalten. Dabei empfiehlt es sich auf ein System zurückzugreifen, bei dem Sie alle Schritte der Planung des Messestandes erledigen und den Überblick behalten können, um somit Zeit sowie Kosten sparen zu können.

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Infos zum WWM Blog Artikel Autor:

Annalena Struever

Annalena Struever

Annalena ist gelernte Kauffrau für Marketingkommunikation und unterstützt die WWM seit Anfang 2020 als Content Managerin im Marketing. Zu ihren Aufgaben gehört die Erstellung von neuen Blogartikeln, Social Media Beiträgen und die Gestaltung der Website, um Kunden optimal zu informieren. Dabei darf ein Schuss Kreativität nie fehlen. Zudem studiert sie nebenberuflich an der Fachhochschule für Oekonomie und Management den Studiengang „Marketing und Digitale Medien“, um ihr Wissen weiter auszubauen. In ihrer Freizeit findet man Annalena in der Halle beim Karatetraining. Seit knapp 10 Jahren begeistert sie diese Sportart und hat im Herbst 2018 den 1. Dan verliehen bekommen. Neben dem eigenen Training trainiert Annalena die Jugend- und Erwachsenengruppe ihres Vereins.

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