15 Fragen zur perfekten Messebau Ausschreibung

Als Eventmanager und verantwortliche Person für Messen und Veranstaltungen gehört auch die Suche nach der richtigen Messebaufirma für den Bau von Messeständen und damit verbundenen Dienstleistungen zu Ihren Aufgaben. Um verschiedene Messebauer miteinander vergleichen zu können, wird das Instrument der Ausschreibung genutzt. Doch was muss eine Ausschreibung beinhalten, um die besten Angebote für Ihre Messeauftritte zu erhalten?

In diesem Blogartikel geben wir Ihnen 15 Fragen an die Hand, mit der Sie das richtige Messebau-Unternehmen für Ihr Vorhaben ausfindig machen.

Allgemeiner Aufbau einer Messebau Ausschreibung 

Eine Ausschreibung für Ihre Messeauftritte sollte detaillierte Informationen enthalten, die für den Messebauer relevant sind. Dazu gehören die Art und Größe des Messestands, das gewünschte Design und die Ausstattung sowie die benötigten Technologien und die Art der Präsentation, die das Unternehmen auf der Messe zeigen möchte. Es ist auch wichtig, den Zeitrahmen und das Budget für das Projekt klar zu definieren.

Eine gute Ausschreibung sollte klar und präzise formuliert sein, damit die Messebauunternehmen genau verstehen, was erwartet wird. Es ist auch wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, was Ihr Messeziel ist, damit die Messebauer das Angebot entsprechend gestalten können. Eine genaue Beschreibung der Ausschreibung wird es den Messebauunternehmen ermöglichen, ein Angebot zu erstellen, das auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist und deren Anforderungen erfüllt.

Tipp: Senden Sie dem ausgewählten Messebauer zusätzlich zur Ausschreibung Bilder Ihrer bisherigen Messeauftritte (falls vorhanden) mit. Das Unternehmen kann sich somit einen guten Eindruck verschaffen und mithilfe dieser Grundlage ein neues Messestandkonzept entwickeln.

Bewertungskriterien einer Messebau Ausschreibung

Es ist ratsam, klare Kriterien für die Bewertung der Angebote festzulegen, um sicherzustellen, dass Sie ein Angebot erhalten, das Ihren Anforderungen entspricht. Die Bewertungskriterien können beispielsweise

• die Qualität des Designs,

• die technischen Fähigkeiten,

• die Erfahrung des Messebauunternehmens und

• die Einhaltung des Budgets umfassen. 

Legen Sie solche Kriterien bereits im Vorfeld fest, damit die Auswertung der unterschiedlichen Angebote nach objektiven Eigenschaften erfolgt.

Mit 15 Fragen zum richtigen Messebau-Partner

Als Interessent, der eine Zusammenarbeit mit einem Messebauer in Betracht zieht, gibt es viele Fragen, um sicherzustellen, dass der Messebauer Ihren Anforderungen entspricht. Hier sind 15 wichtige Fragen, die Sie in Ihrer Messebau Ausschreibung in Betracht ziehen sollten:

1. Wie lange sind Sie bereits im Messebau tätig und welche Erfahrungen haben Sie in unserer Branche?
   Diese Frage ist wichtig, um sicherzustellen, dass der Messebauer über ausreichend Erfahrung und Kompetenz in Ihrem speziellen Bereich verfügt. Achten Sie darauf, dass der Messebauer seine Erfahrungen in Ihrer Branche aufzeigt, sodass Sie diese Referenzen schon einmal bewerten können.
   
   

2. Wie leistet Ihr Unternehmen qualitativ hochwertige Arbeit?
   Es ist wichtig sicherzustellen, dass das Unternehmen qualitativ hochwertige Arbeit leistet und Ihren Anforderungen entspricht. Fragen Sie konkret nach Qualitätszertifikaten und Nachhaltigkeitsnachweisen, die das Unternehmen dem Ausschreibungsdokumente hinzufügt, um zu beweisen, dass sie hochwertige Arbeit zu leisten.
   
   

3. Wie arbeiten Sie normalerweise mit Kunden zusammen und welche Schritte werden unternommen, um die Bedürfnisse des Kunden zu erfüllen? 
Stellen Sie sicher, dass der Messebauer eine kundenorientierte Arbeitsweise hat und in der Lage ist, auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens einzugehen. Hinterfragen Sie die Vorgehensweise und Strategie des Messebau Unternehmens.

4. Wie lange dauert es normalerweise, bis ein Stand fertiggestellt ist, und wie können Sie sicherstellen, dass er pünktlich zur Messe bereit ist? 
Mit dieser Frage können Sie auch Ihren eigenen Zeitplan auf den Prüfstand stellen. Fragen Sie nach einem klaren Projektplan und stellen Sie sicher, dass der Messebauer in der Lage ist, den Stand rechtzeitig fertigzustellen. Mit einem ersten (groben) Zeitplan können Sie auch schon weitere Aufgaben angehen und interne Deadlines festlegen.

5. Welche Materialien werden für den Standbau verwendet?
Diese Frage ist wichtig, um sicherzustellen, dass der Standbau Ihren Anforderungen entspricht und die gewünschten Materialien verwendet werden. Verfügt der Messestand über eine modulare Bauweise und kann wiederverwendet werden? 

6. Wie viel kostet die Gestaltung und Umsetzung meines Standes und was ist im Preis enthalten? 
Fragen Sie nach einem transparenten Preis und lassen Sie sich auch Folgekosten    (z. B. Einlagerung, Lizenzgebühren etc.) mitteilen. Der Messebauer sollte in der Bearbeitung Ihrer Ausschreibung eine klare Preisstruktur angeben und alle Leistungen und Materialien, die im Preis enthalten sind, klar auflisten.

7. Können Sie mir Referenzen von früheren Kunden geben, die ähnliche Anforderungen hatten? 
Überzeugen Sie sich sowohl von der Qualität als auch der Kreativität der angefragten Messebau-Firma. Für welche Kunden hat der Messebauer bereits gearbeitet? Über welche Messebau Referenzen verfügt der Dienstleister? Gibt es nur Neukunden-Projekte oder auch langjährige Kunden? Gefallen Ihnen die Konzepte und Designs des Dienstleisters?

8. Wie können Sie sicherstellen, dass mein Stand auf der Messe auffällt?
Diese Frage ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Messestand aus der Masse einer vollen Messehalle hervorsticht. Fragen Sie nach konkreten Vorschlägen der Messebau-Firma, wie Sie sicherstellen möchte, dass Ihr Stand in der Masse auffällt. Welche Highlights sind geplant?

9. Wie kann ich sicherstellen, dass ich während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden gehalten werde und dass alle meine Anliegen berücksichtigt werden?
Wie werden Sie als Kunde während des gesamten Prozesses über den Fortschritt des Projekts informiert und können sich sicher sein, dass Ihre Anforderungen berücksichtigt werden? Der Messebauer sollte in der Ausschreibung einen klaren Kommunikationsplan vorstellen, der regelmäßige Updates und Fortschrittsberichte beinhaltet und eine klare Linie der Kommunikation zwischen Ihnen und dem Messebauer bereitstellt.

10. Wie arbeiten Sie normalerweise mit anderen Dienstleistern wie Beleuchtungstechnikern und Audio-/Videotechnikern zusammen?
Diese Frage in Ihrer Ausschreibung zeigt, dass der Messebauer in der Lage ist mit anderen Dienstleistern zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Standes reibungslos zusammenarbeiten. Der Messebauer sollte in der Lage sein, ein Netzwerk von vertrauenswürdigen Dienstleistern zu haben und in der Lage sein, koordinierte Lösungen anzubieten.

11. Wie kann ich sicherstellen, dass meine Zufriedenheit mit dem Ergebnis garantiert ist und wie gehen Sie mit Beschwerden um?
Der Messebauer sollte eine Garantie für die Qualität seiner Arbeit anbieten und einen klaren Prozess für die Behandlung von Beschwerden haben, um sicherzustellen, dass Sie am Ende zufrieden sind.

12. Wie kann ich sicherstellen, dass mein Stand den geltenden Sicherheitsvorschriften entspricht?
Sicherheit auf Messen ist von großer Bedeutung. Der Messebau muss alle gesetzlichen Anforderungen und Sicherheitsstandards erfüllen, um Unfälle oder Verletzungen zu vermeiden. Es ist wichtig zu wissen, welche Maßnahmen das Messebauunternehmen ergreift, um die Sicherheit zu gewährleisten und ob es über Erfahrung im Umgang mit Sicherheitsvorschriften verfügt.

13. Wie viel Flexibilität habe ich bei der Gestaltung meines Standes und wie kann ich sicherstellen, dass er meinen individuellen Anforderungen entspricht?
Jeder Kunde hat unterschiedliche Anforderungen an den Messestand und es ist wichtig, dass das Messebauunternehmen darauf eingehen kann. Flexibilität bei der Gestaltung des Standes ist daher ein wichtiger Aspekt, der in einer Ausschreibung berücksichtigt werden sollte. Kunden sollten sicherstellen, dass ihre spezifischen Anforderungen verstanden werden und dass das Messebauunternehmen in der Lage ist, eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.

14. Wie wird der Transport und die Lagerung meines Standes organisiert?
Dies ist eine wichtige Frage, da der Transport und die Lagerung des Messestands eine entscheidende Rolle für den Erfolg der Messepräsenz spielen können. Kunden sollten sicherstellen, dass das Messebauunternehmen über Erfahrung im Transport und in der Lagerung von Messeständen verfügt und dass es über ausreichende Ressourcen und Einrichtungen verfügt, um den Messestand sicher und effizient zu transportieren und zu lagern.

15. Wer ist mein Ansprechpartner vor Ort, falls ich Fragen oder Probleme habe?
Neben der Messeplanung ist auch die Betreuung während der Messe von hoher Bedeutung. Stellen Sie daher die Frage, wer der Ansprechpartner vor Ort ist, falls während der Messe Fragen oder Probleme auftreten. Auch wenn ein konkreter Ansprechpartner in dieser frühen Phase der Messeplanung noch nicht genannt werden kann, erkennen Sie an der Antwort des Messebauers schnell, ob der Dienstleister diesen Support gewährleistet.

So gewinnen Sie die besten Angebote

Mit diesen 15 Fragen erhalten einen Frage-Katalog, mit denen Sie unterschiedliche Anbieter untereinander vergleichen können, um das beste Angebot für Ihren Messestand herauszufinden. Neben diesen Tipps für Ihre Messebau Ausschreibung raten wir Ihnen stets Ihre Top 3 Messebauer vor Ort zu besuchen. Denn erst dann sehen Sie, wie das Team arbeitet und auch, ob Ihnen die Ansprechpartner sympathisch sind.

Wenn das der Fall ist, dann steht einer zuverlässigen Zusammenarbeit mit Ihrem neuen Messebauer nichts mehr im Wege!