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Die wichtige Rolle der Customer Journey in der Eventplanung & Eventmanagement

Die wichtige Rolle der Customer Journey in der Eventplanung & Eventmanagement

Die Customer Journey spielt eine zentrale Rolle im Bereich des Eventmanagements. Bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen geht es nicht nur um das Zusammenstellen eines beeindruckenden Programms oder die Gewährleistung reibungsloser Abläufe. Es geht vielmehr darum, die Schritte zu verstehen, die potenzielle Teilnehmer von ihrer ersten Interaktion mit Ihrem Event bis hin zu langfristigen Bindungen an Ihre Marke und Unternehmen durchlaufen. Diese Reise ist der Schlüssel zum Erfolg jeder Veranstaltung. In diesem Blogbeitrag werden wir die verschiedenen Phasen dieser Reise im Kontext von Eventplanung und -management beleuchten, um Ihnen zu zeigen, wie Sie in jeder Phase effektiv agieren können, um das volle Potenzial Ihrer Veranstaltung oder Ihres Messeauftritts auszuschöpfen und unvergessliche Erlebnisse für Ihre Teilnehmer zu schaffen. 

 

Customer Journey in der Eventplanung & Eventmanagement  Grafik

 

Phase 1: Awareness - Die Entdeckungsreise   

Die Entdeckungsphase, auch als "Awareness" bekannt, markiert den Beginn der Customer Journey. Hier befinden sich potenzielle Kunden in der Phase des Kennenlernens Ihres Events oder Ihrer Marke. Möglicherweise haben sie noch nicht einmal von Ihrem Event gehört oder wissen nicht, welche Angebote Sie bereitstellen. Das vorrangige Ziel besteht darin, die Aufmerksamkeit der Zielgruppe zu wecken und ihr Interesse zu gewinnen. In dieser Phase geht es darum, Ihre Marke oder Ihr Event ins Rampenlicht zu rücken und potenzielle Teilnehmer auf sich aufmerksam zu machen. Um dies zu erreichen, ist es entscheidend, eine Vielzahl von Marketingstrategien einzusetzen, um die Sichtbarkeit zu erhöhen und potenzielle Teilnehmer zu erreichen. 

  • Content Marketing: Erstellen Sie hochwertige Inhalte, die nicht nur informativ sind, sondern auch die Bedürfnisse und Interessen Ihrer Zielgruppe ansprechen. Dies kann in Form von Blogposts, Videos, Infografiken oder Podcasts geschehen. Indem Sie relevante und ansprechende Inhalte bereitstellen, ziehen Sie potenzielle Teilnehmer an und positionieren sich als Experte in Ihrer Branche. 

  • Suchmaschinenoptimierung (SEO): Sorgen Sie dafür, dass Ihre Online-Inhalte so gestaltet sind, dass sie von Suchmaschinen leicht gefunden werden können. Dies beinhaltet die Verwendung relevanter Keywords, die Optimierung von Meta-Tags und die Verbesserung der Ladezeiten Ihrer Website. Eine gute SEO-Strategie hilft dabei, Ihre Sichtbarkeit in den Suchergebnissen zu erhöhen und mehr organischen Traffic auf Ihre Event-Seite zu lenken. 

  • Social Media Marketing: Nutzen Sie verschiedene Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram, Twitter und LinkedIn, um Ihre Zielgruppe zu erreichen und mit ihr zu interagieren. Veröffentlichen Sie regelmäßig ansprechende Inhalte, teilen Sie Neuigkeiten über Ihr Event und nutzen Sie Anzeigen und gezieltes Targeting, um Ihre Reichweite zu erhöhen. Durch eine aktive Präsenz in den sozialen Medien können Sie eine engagierte Community aufbauen und potenzielle Teilnehmer direkt ansprechen. 

Verschiedene Veranstaltungsformate

Phase 1: Awareness - Die Entdeckungsreise   

  • Fachmessen: Direkter Kontakt mit potenziellen Kunden, Präsentation von Angeboten und Dialogmöglichkeiten. 

  • Konferenzen: Informationsaustausch über Branchentrends, Möglichkeit zur Expertenpräsentation. 

  • Webinare: Flexible Wissensvermittlung, interaktive Diskussionen und Fragen von überall aus.

  • Networking-Veranstaltungen: Informelle Treffen zum persönlichen Kennenlernen und Netzwerken. 

  • Produkteinführungen: Vorstellung neuer Produkte mit direkter Demonstration und Feedbackmöglichkeit.

  • Soziale Medien: Reichweitensteigerung durch gezielte Beiträge, Anzeigen und Interaktionen. 

  • Patenschaften: Zusammenarbeit mit relevanten Organisationen oder Influencern zur Reichweitensteigerung und Glaubwürdigkeitsstärkung.
      

Grafik klein 1Phase - Die wichtige Rolle der Customer Journey in der Eventplanung & Eventmanagement

 

Phase 2: Consideration - Die Evaluierungsphase 

Nachdem potenzielle Teilnehmer von Ihrem Event gehört haben, befinden sie sich nun in der Evaluierungsphase. Hier liegt der Fokus darauf, Vertrauen aufzubauen und die Vorteile Ihres Events hervorzuheben. Um potenzielle Teilnehmer zu überzeugen, ist es entscheidend, ihnen detaillierte Informationen über Ihr Event zur Verfügung zu stellen. Testimonials früherer Teilnehmer oder Fallstudien können dabei helfen, Vertrauen zu schaffen. Zusätzliche Anreize wie Frühbucherrabatte oder exklusive Zugänge können das Interesse weiter steigern. 

Es ist auch wichtig, potenziellen Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich aktiv mit Ihrem Event auseinanderzusetzen. Dies kann durch Informationsveranstaltungen, Webinare oder Live-Frage-Antwort-Sessions geschehen, bei denen offene Fragen geklärt werden und potenzielle Teilnehmer mehr über Ihr Event erfahren können. 

Die Evaluierungsphase bietet eine bedeutende Gelegenheit, potenzielle Teilnehmer zu überzeugen und ihr Interesse in eine konkrete Anmeldung umzuwandeln. Durch die gezielte Bereitstellung von Informationen, zusätzlichen Anreizen und Interaktionsmöglichkeiten können Sie das Engagement potenzieller Teilnehmer steigern und den Erfolg Ihres Events weiter fördern. 

  • Bewertungen und Testimonials: Präsentieren Sie positive Rückmeldungen von früheren Teilnehmern, um Vertrauen aufzubauen und die Glaubwürdigkeit Ihres Events zu stärken. 
  • Detaillierte Informationen: Bieten Sie umfassende Einblicke in das Event, einschließlich Agenda, Referenten und geplanter Aktivitäten, um potenzielle Teilnehmer bei ihrer Entscheidungsfindung zu unterstützen. 
  • Interaktive Veranstaltungen: Organisieren Sie Webinare, Informationsveranstaltungen oder Live-Frage-Antwort-Sessions über Social-Media-Plattformen, um potenziellen Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich aktiv mit Ihrem Event auseinanderzusetzen und offene Fragen zu klären. 


Diversifizierte Veranstaltungsformen & Marketingstrategien

Phase 2: Consideration - Die Evaluierungsphase

  • Workshops: bieten eine interaktive Plattform, um potenzielle Teilnehmer aktiv in das Event einzubeziehen und spezifische Themen vertieft zu behandeln. 

  • Seminare: ermöglichen es, Fachwissen und Einblicke zu vermitteln, die potenzielle Teilnehmer bei ihrer Entscheidungsfindung unterstützen. 

  • Podiumsdiskussionen: bieten die Möglichkeit, verschiedene Standpunkte zu beleuchten und potenzielle Teilnehmer in den Dialog einzubeziehen. 

  • Digitale Q&A-Sitzungen: bieten potenziellen Teilnehmern die Möglichkeit, offene Fragen zu klären und weitere Informationen über das Event zu erhalten. 

  • Produkt-Demonstrationen: über Online-Plattformen bieten potenziellen Teilnehmern die Möglichkeit, Produkte oder Dienstleistungen virtuell zu erleben und ihre Funktionalität zu bewerten. 

  • Influencer-Kooperation: Nutzen Sie die Reichweite und Glaubwürdigkeit von Influencern, um potenzielle Teilnehmer gezielt anzusprechen und ihr Interesse an Ihrem Event zu wecken. 
Grafik klein 2Phase - Die wichtige Rolle der Customer Journey in der Eventplanung & Eventmanagement

 

 

Phase 3: Decision - Die Entscheidungsphase

Nachdem sich potenzielle Teilnehmer in der Evaluierungsphase ausreichend Informationen gesammelt haben, befinden sie sich nun in der Entscheidungsphase, um Ihr Event zu bewerten und darüber zu entscheiden, ob sie daran teilnehmen möchten. Dieser Abschnitt der Customer Journey ist entscheidend, da es darum geht, die Teilnehmer zu überzeugen und die Anmeldung zu erleichtern. 

Ein wichtiger Schritt, um die Teilnehmer zu unterstützen, ist die Gestaltung eines klaren und unkomplizierten Anmeldeprozesses. Das bedeutet, benutzerfreundliche Formulare bereitzustellen, transparente Informationen zu Preisen und Zahlungsmethoden anzubieten und Hilfestellungen für Fragen und Anliegen anzubieten. 

Die Preisgestaltung spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Durch attraktive Angebote wie Frühbucherrabatte oder spezielle Online-Ticketpreise im Vergleich zur Tageskasse können Sie potenzielle Teilnehmer zur Anmeldung ermutigen. 

Insgesamt ist es entscheidend, den Interessenten ein überzeugendes Angebot zu präsentieren und einen reibungslosen Anmeldeprozess zu gewährleisten. Durch gezielte Ansprache ihrer Bedürfnisse und die Bereitstellung attraktiver Anreize können Sie die Konversionsrate erhöhen und den Erfolg Ihres Events weiter steigern



Zusätzliche Strategien & Taktiken zur Teilnehmergewinnung  

Phase 3: Decision - Die Entscheidungsphase  

  • Veranstaltungen:  zur Vertriebsbeschleunigung bieten die Möglichkeit, potenzielle Teilnehmer gezielt anzusprechen und sie von den Vorteilen Ihres Events zu überzeugen. 

  • 1:1-Treffen: ermöglichen persönliche Interaktionen mit potenziellen Teilnehmern, um individuelle Fragen zu klären und ein maßgeschneidertes Angebot zu präsentieren.

  • Social Media: kann genutzt werden, um potenzielle Teilnehmer gezielt anzusprechen, ihnen aktuelle Informationen über das Event zu präsentieren und sie zur Anmeldung zu ermutigen.
  • Digitale Roadshows: können virtuelle Veranstaltungen sein, die potenziellen Teilnehmern ermöglichen, von überall aus an Ihrem Event teilzunehmen und dabei Ihre Botschaft und Angebote zu erleben. 

  • VIP-Veranstaltungen: bieten ausgewählten potenziellen Teilnehmern exklusive Einblicke und Privilegien, um ihr Interesse zu steigern und sie zur Teilnahme zu motivieren. 
  • Incentive-Veranstaltungen: können besondere Anreize bieten, wie exklusive Boni oder Geschenke, um potenzielle Teilnehmer zur Anmeldung zu ermutigen und ihre Entscheidung zu erleichtern. 

Grafik klein 3Phase - Die wichtige Rolle der Customer Journey in der Eventplanung & Eventmanagement

 

Phase 4: Retention - Die Bindungsphase 

In der Entscheidungsphase haben potenzielle Teilnehmer gründlich darüber nachgedacht, ob sie Ihr Event besuchen möchten. Doch diese Überlegungen markieren nicht das Ende ihrer Reise, sondern leiten den Übergang in eine ebenso wichtige Phase ein: die Bindungsphase. Hier, in Phase 4 der Retention, geht es nicht nur darum, Teilnehmer für das aktuelle Event zu gewinnen, sondern auch langfristige Bindungen zu schaffen, die ihre Verbundenheit mit Ihrer Marke und Ihrem Unternehmen stärken und sie dazu ermutigen, auch in Zukunft an Ihren Veranstaltungen teilzunehmen. 

In der Retentionsphase vertiefen Sie die Interaktion mit den Teilnehmern und bauen langfristige Bindungen auf. Dabei ist es entscheidend, sie nach dem Event weiterhin zu engagieren und einen Mehrwert zu bieten. Durch gezielte Kommunikation und relevante Inhalte können Sie das Interesse aufrechterhalten und das Engagement für Ihre Marke und Unternehmen stärken, sei es durch regelmäßige Updates, Newsletter oder Einladungen zu weiteren Veranstaltungen. 

Ein effektiver Weg, die Bindung zu stärken, ist die Nachbereitung des Events. Dazu gehören Dankes-E-Mails mit zusätzlichen Ressourcen oder Materialien sowie die Einholung von Feedback, um das Event kontinuierlich zu verbessern und die Bedürfnisse der Teilnehmer zu verstehen. Außerdem bieten sich Möglichkeiten für Folgeveranstaltungen oder regelmäßige Treffen an, um den Austausch zu fördern und eine starke Gemeinschaft rund um Ihre Marke zu schaffen, die langfristige Bindungen und Engagement fördert. 

  • Feedback sammeln: Bitten Sie die Teilnehmer nach dem Event um ihr Feedback, um ihr Erlebnis zu verbessern und ihre Meinungen zu berücksichtigen.  

  • Personalisierte Kommunikation: Schicken Sie personalisierte E-Mails und spezielle Angebote an frühere Teilnehmer, um sie zu ermutigen, erneut an Ihren Veranstaltungen teilzunehmen. 

  • Community-Aufbau: Fördern Sie die Bildung einer Online-Community, in der Teilnehmer Erfahrungen austauschen, sich vernetzen und weiterhin von Ihrem Event profitieren können. 

 
 

Strategien zur Langzeitbindung & Kundenpflege

Phase 4: Retention - Die Bindungsphase 

  • Schulungen: Informieren Kunden über neue Produkte und Dienstleistungen und verbessern ihre Fähigkeiten. 

  • Kundenveranstaltungen: Diese Events ermöglichen Kunden den Austausch mit Ihrem Unternehmen und anderen Kunden. 
  • Re-engagement-Veranstaltungen: Ziel ist es, inaktive Kunden wieder zu engagieren und ihr Interesse neu zu wecken. 

  • Online-Community-Veranstaltungen: Kunden können online interagieren, Fragen stellen und sich unterstützen. 

  • Networking-Veranstaltungen für Kunden: Kunden können sich vernetzen, potenzielle Partner treffen und Erfahrungen austauschen. 
Grafik klein 4Phase - Die wichtige Rolle der Customer Journey in der Eventplanung & Eventmanagement-1
 

 

Phase 5: Advocacy - Die Befürwortungsphase

Wenn Kunden mit ihrer Erfahrung zufrieden sind, entwickeln sie oft eine starke Verbundenheit mit Ihrer Marke oder Ihren Events. In der Retentionsphase - auch als Bindungsphase bekannt - bauen sie langfristige Beziehungen auf, die den Übergang zur nächsten entscheidenden Phase markieren: der Advocacy-Phase, auch als Befürwortungsphase bekannt. Hier werden zufriedene Kunden zu aktiven Unterstützern Ihrer Marke oder Ihrer Events, indem sie ihre positiven Erfahrungen mit anderen teilen und als Markenbotschafter fungieren. Dieser Übergang ist ein bedeutender Meilenstein in der Customer Journey, da Kunden nicht nur zu loyalen Anhängern werden, sondern auch zu aktiven Fürsprechern Ihrer Marke, die dazu beitragen, Ihre Kundenbasis zu erweitern und das Wachstum Ihres Unternehmens voranzutreiben. 

In der Advocacy-Phase ist es entscheidend, das Engagement und die Loyalität Ihrer Kunden weiter zu stärken, um ihr Potenzial als Botschafter Ihrer Marke voll auszuschöpfen. Durch gezielte Maßnahmen können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden motiviert sind, ihre positiven Erfahrungen zu teilen und andere von Ihrem Produkt oder Ihrer Veranstaltung zu überzeugen. Dies kann beispielsweise durch die Bereitstellung von Anreizen für Empfehlungen, exklusive Belohnungen für Befürworter oder die Einbindung in spezielle Community-Aktionen erfolgen. Durch die Förderung eines aktiven Austauschs und einer positiven Community um Ihre Marke können Sie die Befürwortungsbereitschaft Ihrer Kunden weiter steigern und langfristige Beziehungen aufbauen, die über einzelne Transaktionen hinausgehen. 

  • Empfehlungen und Weiterempfehlungen: Ermutigen Sie zufriedene Kunden, Ihr Event ihren Kontakten zu empfehlen. 

  • Teilnahme an Folgeveranstaltungen: Bieten Sie Anreize oder spezielle Angebote für Kunden, die regelmäßig an Ihren Veranstaltungen teilnehmen. 

  • Teilen von Erfahrungen: Nutzen Sie Social-Media-Plattformen und Testimonial-Seiten, um positive Erfahrungen Ihrer Kunden zu teilen und andere zu ermutigen, teilzunehmen. 

Grafik klein 5Phase - Die wichtige Rolle der Customer Journey in der Eventplanung & Eventmanagement

 

Die wichtigsten zu verfolgenden KPIs der Customer Journey in der Eventplanung & Eventmanagement

 

KPIs: Phase 1 Retention - Die Entdeckungsreise

Reichweite: Messung der Anzahl potenzieller Kunden, die auf Ihre Eventinhalte aufmerksam werden. 

Traffic-Quellen: Analyse der Herkunft des Website-Traffics (z. B. Suchmaschinen, soziale Medien, direkter Traffic), um die effektivsten Kanäle zu identifizieren. 

Impressions und Interaktionen: Verfolgung von Impressions, Klicks, Likes, Shares usw., um das Engagement mit Ihren Inhalten zu messen. 

 

KPIs: Phase 2 Consideration - Die Evaluierungsphase 

Lead-Generierung: Erfassung von qualifizierten Leads, die Interesse an Ihrem Event zeigen. 

Engagement-Rate: Messung der Interaktionen mit spezifischen Eventinhalten wie Webinaren, Informationsveranstaltungen usw. 

Verweildauer und Seitenaufrufe: Analyse der Verweildauer und Seitenaufrufe auf relevanten Webseiten, um das Interesse und die Tiefe der Evaluierung zu verstehen. 

 

KPIs: Phase 3 Decision - Die Entscheidungsphase  

Konversionsrate: Anteil der Besucher, die sich für Ihr Event anmelden oder konkrete Handlungen ausführen (z. B. Anfrage von zusätzlichen Informationen). 

Anmeldequoten: Erfassung der Anzahl und Qualität der Event-Anmeldungen. 

Abbruchraten im Anmeldeprozess: Analyse der Schritte im Anmeldeprozess, um Hindernisse zu identifizieren und zu minimieren. 

 

KPIs: Phase 4 Retention - Die Bindungsphase

Teilnehmerzufriedenheit: Messung der Zufriedenheit der Teilnehmer durch Feedback-Umfragen oder Bewertungen. 

Wiederholungsrate: Anteil der Teilnehmer, die an früheren und zukünftigen Events teilnehmen. 

Engagement in der Community: Analyse der Aktivität und Beteiligung in Online-Communities oder nach-Event-Plattformen. 

 

KPIs: Phase 5 Advocacy - Die Befürwortungsphase

Net Promoter Score (NPS): Messung der Wahrscheinlichkeit, dass Teilnehmer Ihr Event oder Ihre Marke aktiv weiterempfehlen. 

Social-Media-Shares und Empfehlungen: Verfolgung von Shares, Kommentaren und Empfehlungen auf Social-Media-Plattformen. 

Teilnehmergewinnung durch Empfehlungen: Erfassung der Anzahl neuer Teilnehmer, die aufgrund von Empfehlungen bestehender Teilnehmer kommen.

 

Resümee: 

Die kontinuierliche Überwachung und Analyse dieser KPIs bieten Eventplanern und -managern wertvolle Einblicke, um den Erfolg ihrer Veranstaltungen in jeder Phase der Customer Journey zu messen. Durch die Anpassung von Strategien und Maßnahmen können Optimierungen vorgenommen werden, um langfristige Beziehungen mit Teilnehmern aufzubauen und das Engagement zu stärken.

 

 

Fazit:

Die Berücksichtigung aller fünf Phasen der Customer Journey ist entscheidend, um langfristige Beziehungen zu Ihren Teilnehmern aufzubauen und Ihr Event-Portfolio erfolgreich zu gestalten. 

In der Awareness-Phase beginnt die Reise, indem potenzielle Teilnehmer auf Ihr Event aufmerksam werden. Es folgt die Interessenphase, in der Sie ihr Interesse wecken und sie von den Vorteilen Ihrer Veranstaltung überzeugen. Die Entscheidungsphase ist kritisch, da es darum geht, die Teilnehmer zur Anmeldung zu bewegen. In der Bindungsphase bauen Sie langfristige Beziehungen auf, die den Übergang zur Advocacy-Phase markieren, in der zufriedene Teilnehmer zu Befürwortern Ihrer Marke werden. 

Die effektive Gestaltung und Umsetzung von Marketing- und Kommunikationsstrategien in jeder Phase ermöglicht es, potenzielle Teilnehmer anzusprechen, ihr Interesse zu wecken, ihre Entscheidung zu beeinflussen und langfristige Bindungen aufzubauen. Durch gezieltes Content Marketing, Suchmaschinenoptimierung, Social Media Marketing sowie die Nutzung verschiedener Veranstaltungsformen können Eventplaner die Customer Journey optimieren und den Erfolg ihrer Events steigern. 

Zudem spielen Strategien zur Teilnehmergewinnung, -bindung und -pflege nach dem Event eine entscheidende Rolle, um die Kundenloyalität zu stärken und Advocacy zu fördern. Die Berücksichtigung der gesamten Customer Journey ermöglicht es Eventprofis, nicht nur erfolgreiche Einzelveranstaltungen zu gestalten, sondern auch langfristige Beziehungen zu ihren Teilnehmern aufzubauen und ihr Eventportfolio nachhaltig auszubauen. Es ist daher essenziell, die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden in jeder Phase zu verstehen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um ihre Erfahrung und Zufriedenheit zu maximieren. 


 

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