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Auf Kongressen ausstellen

von WWM Know-how
Dienstag, 13. November 2018
Themen:Eventprofi-Tipps
Lesedauer: Minuten

Auf Kongressen erfolgreich ausstellen

Kongresse sind ein Veranstaltungsformat mit ganz eigenen Herausforderungen für die dort ausstellenden Unternehmen. Wenn Sie jedoch einige grundlegende Punkte beachten, können Sie auf Kongressen sehr erfolgreich Werbung für Ihr Unternehmen oder bestimmte Produkte machen.

Begrenzte Fläche

Veranstaltungsorte für Kongresse sind häufig Hotels oder Tagungszentren. Als Sponsor und Aussteller wird Ihnen meist eine kleine Standfläche in der Lobby zuteil. Die Abmessungen bewegen sich erfahrungsgemäß bei circa vier bis sechs Quadratmeter. Auf dieser Standfläche sollten Sie sich nun möglichst vorteilhaft und vor allem interessant präsentieren – auch dann, wenn die Ihnen zugewiesene Fläche eventuell unvorteilhaft ausfällt.

Unser Tipp: Sprechen Sie vorab mit den zuständigen Mitarbeitern am Veranstaltungsort bezüglich der Raumausstattung. Klären Sie vorab Fragen wie: "Wo bekomme ich einen WLAN-Code am Veranstaltungstag?", "Ist die Ausstellungsfläche eher hell oder dunkel gelegen, etc. – so können Sie Ihren Auftritt besser planen und ersparen sich viel Stress in der Aufbauphase.

Schneller Auf- und Abbau

Für den Auf- und Abbau bei Kongressen haben Sie in den meisten Fällen wenig Zeit. Oft haben Sie erst am Morgen vor Veranstaltungsbeginn die Möglichkeit, Ihren Stand aufzubauen. Gerade bei Veranstaltungen in Hotels muss der Aufbau auch leise und vor allem sauber vonstattengehen. Schließlich sollten sich die Gäste nicht durch Ihre Arbeiten gestört fühlen. Bedenken Sie, dass bei der Anlieferung Ihres Equipments in Hotels Drehtüren und ähnliche Hindernisse den Zugang zur Veranstaltungsfläche erschweren können.

Unser Tipp: Sorgen Sie dafür, dass Sie mit einsatzbereitem und gut zu transportierendem Equipment anreisen. Gerade wenn Sie einen Aufbau in Eigenregie planen, sollten Sie den Zeitfaktor nicht unterschätzen – schließlich müssen Sie im Anschluss ja auch in vorzeigbarer Form am Messestand präsent sein.

Stoßzeiten

Als Aussteller sind Sie für die Gespräche mit den Kongressteilnehmern auf die Pausen zwischen Vorträgen und Workshops angewiesen. Ihr Terminkalender wird weitestgehend von der Agenda der Veranstaltung bestimmt. Seien Sie darauf gefasst, dass Sie während der Programmpunkte nicht an Ihre gewünschten Ansprechpartner herankommen werden – die Teilnehmer haben schließlich bezahlt, um am Kongress teilzunehmen und werden die Programmpunkte voraussichtlich nicht für ein Gespräch mit Ihnen vernachlässigen. Sie sind für Ihre Kontaktaufnahme also auf die Pausenzeiten im Terminplan angewiesen. In dieser Zeit strömt meist das gesamte Publikum in die Lobby und Sie haben Gelegenheit zur Akquise.

Unser Tipp: Besorgen Sie sich schon im Voraus eine Teilnehmerliste, und entscheiden Sie vorab, wen Sie ansprechen möchten. Manche Kongressveranstalter bieten auch ein Matchmaking mit den gewünschten Kongressteilnehmern an.

Gut vernetzte Teilnehmer

Unter den Teilnehmern eines Fachkongresses herrscht meist ein hoher Vernetzungsgrad. Im Gegensatz zu anonymen Messebesuchern ist die Weitergabe von Informationen zwischen den Teilnehmern unausweichlich. Für Sie als Aussteller birgt das Risiken und Chancen gleichermaßen. Negative Erfahrungen machen unter den Teilnehmern genauso schnell die Runde wie positive. Ihr Ziel sollte es also sein, möglichst positiv aufzufallen und von sich reden zu machen.

Unser Tipp: Lassen Sie sich was einfallen! Ausgefallene Werbegeschenke oder die Präsentation eines innovativen Produktes werden sich unter den Teilnehmern herumsprechen. Ein Beispiel: Wenn Sie ein brandneues iPad – das die wenigsten Menschen bislang selbst in den Händen gehalten haben – zur Präsentation Ihres Produktes verwenden, werden Sie schon aufgrund des verwendeten Mediums für die Teilnehmer interessanter!

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