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Erfolgreiche Recruiting Messen

von Melanie Menzerath
Dienstag, 4. Februar 2020
Themen:Messelogistik, Messekommunikation
Lesedauer: Minuten

Recruiting Messen einfach planen

Recruiting Messen werden zunehmend zum Erfolgsfaktor im Kampf um neue Talente. Wie man die Planung und Ausführung der Teilnahme an Recruiting Messen vereinfachen und automatisieren kann, zeigt dieser Artikel.

Wie vereinfache ich die Teilnahme an Recruiting Messen?

Gerade in dem Bereich der Recruiting Veranstaltung steht man häufig vor der Herausforderung eine hohe Anzahl parallel laufender Events, zu organisieren. Bei den HR-Veranstaltungen handelt es sich häufig um vergleichsweise kleinere Standflächen zwischen 6qm und 20qm, die nicht selten nur ein paar Stunden andauern.

Ist die Planung für diese Veranstaltungen einfacher oder nimmt Sie gar weniger Zeit in Anspruch? Nein, definitiv nicht. Besonders bei den Recruiting Events, die häufig in Universitäten stattfinden, ist die Eventplanung aufgrund der Anzahl der Veranstaltungen und der fehlenden Anlieferungsmöglichkeiten via Lastenaufzug in den Universitäten, sehr zeitintensiv. Vielen Unternehmen steht in dem Bereich HR-Marketing zudem noch ein überschaubares Budget zur Verfügung, welches bestens eingesetzt werden soll.

Die meisten Unternehmen übernehmen daher die Planung und Abwicklung intern und vergessen die Personalressourcen, die dadurch entstehen. Allein bei dem Auf- und Abbau dieser Messestände reisen die Kollegen meist einen Tag vor dem Event an, um den Aufbau zu übernehmen und reisen einen Tag nach dem Event wieder ab, damit Sie noch den Abbau durchführen können. Hierdurch entstehen zusätzliche Personalkosten, Hotelkosten und Verpflegungskosten, die man häufig außer Acht lässt (EDA-Kosten). Zudem sind die Kollegen während der eigentlichen Veranstaltung gestresst und können sich nicht zu 100% auf die Besucher konzentrieren, um diese für Ihr Unternehmen zu begeistern.

 

Macht es Sinn die Planung und Durchführung der Recruiting Veranstaltungen outzusourcen?

Herausforderungen im Bereich der Recruiting Events

  • Hohe Anzahl der Events
  • Häufige Überschneidung der Veranstaltungen
  • Bei Universitäten schwierige Anlieferung / Anlieferungszeiten
  • Geringe Standfläche die einen idealen Auftritt erzeugen soll
  • Kurzes Zeitfenster für den Auf- und Abbau des Messeequipments
  • Fehlender Lastenaufzug
  • Hohe Personalressourcen in der Planung und Durchführung

 

Welche Vorteile bringt ein Outsourcing der Logistik im Event-Marketing?

Aufgrund der Vielzahl der Veranstaltungen empfiehlt es sich fest definierte Sets individuell für Sie zu kreieren. Diese können beispielsweise auch bereits die Give-Aways, Broschüren etc. beinhalten, sodass Sie sich um keine weiteren Anlieferungen kümmern müssen. Mit einem ERM-System, wie z.B. dem myWWM Portal können Sie somit den gesamten Messestand mit wenigen Klicks innerhalb von 5-10 Minuten über Ihren eigenen Kundenzugang online bestellen. 

Der gesamte Messestand besteht aus einem Messe-Set inkl. Rückwand, ggf. Mietmobiliar und Ihren Give-Aways. Je nach Messe-Set können Sie hier zwischen dem Versandservice (Aufbau durch Ihre Kollegen vor Ort) oder dem Aufbauservice (Aufbau durch geschultes Personal des Messebauers) flexibel wählen. Sofern Sie Ihre Messeteilnahmen für das Geschäftsjahr bereits final geplant haben, können Sie durch die definierten Messe-Sets auch die Kosten für das Jahr einfach kalkulieren und somit in Bezug auf Ihr Jahresbudget einplanen.

 

Einlagerung von Messeutensilien in einem zentralen Logistikzentrum

Sie können in ein zentrales Logistikzentrum Ihre Werbemittel wie auch das Messeequipment einlagern. Somit haben Sie alles in einer Hand und können die Bestände online einsehen und direkt das gewünschte Material mit zu Ihrem Messestand ordern. Das spart Ihnen zum einen Zeit und zum anderen natürlich auch die Organisation sonstiger zusätzlicher Anlieferungen der Materialien.

Das gesamte Messematerial wird nach Ihren Veranstaltungen geprüft und gereinigt, wodurch Sie bei jedem Auftritt einen 1A Messestand vor Ort haben und Ihr Unternehmen perfekt präsentieren können. Es gibt somit keine Überraschungen mehr auf dem Messestand wie beispielsweise geknickte Messewände oder unvollständigen Messe Sets, weil beispielsweise bei dem letzten Event etwas kaputt gegangen ist – dies wird durch eine Einsatzversicherung übrigens häufig abgedeckt.

Lagermanagement Einlagerung Messeutensilien

 

Werbemittel für den Messestand einfach koordienieren

Im Bereich Werbemittel und Broschüren empfiehlt es sich ein Reporting bezüglich eines Mindest-Lager-Bestandes erstellen zulassen sofern ein Analyse Tool in der ERM-Lösung vorhanden ist. Dadurch erhalten Sie frühzeitig einen Report, sobald der Bestand sich dem Ende neigt und können flexibel entscheiden ob Sie eine Neuproduktion anstoßen oder den Artikel auslaufen lassen. Durch die beiden Szenarien sparen Sie erhöhte Expresskosten für eine kurzfristige Aufstockung des Bestandes.

Die Werbemittel und Broschüren werden nach dem Event gezählt und wieder zurückgelagert, somit haben Sie zum einen die entsprechende Kostenersparnis für sonstige Neuproduktionen und diese Lösung ist auch aus ökologischer Sicht zu empfehlen.

mywwm Koordination Werbemittel

 

Nachhaltige und flexible Gestaltung von Messeständen

Falls das Thema Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen eine große Rolle spielt, können Sie dies natürlich auch bereits bei der Gestaltung Ihres Messestandes berücksichtigen. Hier gibt es einige Möglichkeiten den Stand nachhaltig zu gestalten, sei es bei der Auswahl des Bodenbelags oder bei den einzelnen Komponenten einer Messerückwand. Hierzu ist der Blog Artikel meiner Kollegin sehr interessant: 5 Tipps für nachhaltigen Messebau.

Durch die Nutzung von kostenfreien Mietsystemen produzieren Sie übrigens lediglich die individuellen Messegrafiken. Dadurch senken Sie nicht nur die Investitions- und Lagerhaltungskosten, sondern Sie sind vollkommen flexibel, was gerade in dem Bereich der Recruiting Events ein wichtiger Part ist.
Nehmen wir an, Sie möchten noch spontan an einem weiteren Event teilnehmen – in diesem Fall kaufen Sie kein neues Messe Set, sondern produzieren lediglich eine Grafik für das Event nach und können somit die Veranstaltung zusätzlich durchführen. Schauen Sie sich zum Thema Messestände auch gerne unseren Blog Beitrag "Messestand mieten oder kaufen" an.

Durch einen umfangreichen Mietpool können Sie die Events mittlerweile auch unterschiedlich ausstatten. Wer kennt es nicht, auf der letzten Messe war das Unternehmen nebenan mit einer neuen innovativen Lösung unterwegs – Sie können flexibel für die Events Technikkomponenten, wie z.B. eine Touchmonitor-Stele anmieten, ohne diese zu Kaufen und in Ihren Bestand fix aufzunehmen.

 

Digitale Lösungen für Event-Marketing kostengünstig mieten

WWM digitale LED-Messewand

Sie wollten schon immer mal mit einem digitalen Messestand (LED-Videowänden) auftreten aber haben bisher davor zurückgeschreckt aufgrund der Kosten zum Kauf für diese Innovation? Testen Sie diese Möglichkeit einfach mal auf einem Event und schauen ob die Resonanz der Studenten steigt. Gerade in diesen Bereichen können Sie sowohl die Systemkomponenten als auch die Technik anmieten und müssen diese nicht zwingend kaufen. Input zu den LED-Videowänden finden Sie auch unter dem folgenden Beitrag: "Vorteile und Nachteile digitaler Messewände"

 

Welche Nachteile habe ich durch Outsourcing der Logistik im Event-Marketing?

Das Material ist in einem Logistikcenter gelagert und es kann keiner kurz in den „Keller“ gehen und doch noch ein paar Broschüren oder ein weiteres Rollup spontan mitnehmen. Dies ist natürlich auch immer noch möglich jedoch entstehen hier - bei entsprechenden Notfall-Aktionen - höhere Kosten.

 

Fazit zum Outsourcing der Logistik für eine erfolgreichere Teilnahme an Recruiting Messen

Macht es nun Sinn die Planung und Abwicklung outzusourcen? Das ist jedem Unternehmen selbst überlassen, aber meiner Meinung nach ja. Gerade in dem Bereich der Messelogistik gibt es Profis, die aufgrund der bisherigen Erfahrung bereits vor der Veranstaltung die meisten Informationen, wie z.B. Anlieferung über das Treppenhaus, der Boden in der Location darf nicht mit Teppich ausgelegt werden etc. vorliegen haben und Sie dahingehend frühzeitig beraten können.
Im HR-Marketing läuft die Planung der Messen häufig „nebenbei“ was bei diesem Umfang ein enormer Arbeitsaufwand ist. Letztendlich geht es darum Ihre Zeit einzusparen und den Erfolg zu erhöhen. Geben Sie diesen Part ab und lassen Sie sich unterstützen, um den Erfolg Ihres Unternehmens zu vergrößern und sich selbst zu entlasten!

Infos zum WWM Blog Artikel Autor:

Melanie Menzerath

Melanie Menzerath



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