5 Tipps für eine sorgenfreie Eventlogistik

Bei der Vielzahl der jährlichen Events, Veranstaltungen und Messen ist neben des für den Kunden erfolgreichen Events an sich auch eine professionelle und möglichst reibungslose Projektabwicklung die Grundlage hierfür. Während bei großen Messen und Veranstaltungen oder singulären Events das Projekt im Vordergrund steht, so ist bei einem systematischen und skalierbaren Ansatz (z.B. regelmäßige  Teilnahme an Recruiting-Veranstaltungen) eine eher prozessaffine Vorgehensweise ratsam, da sich Aufgaben, Prozesse und Logistik permanent wiederholen. Im folgenden Blogartikel gebe ich 5 Tipps zur optimalen Eventlogistik.

1. Das richtige Messeequipment für die Veranstaltung wählen

Für sich stetig wiederholende und ähnlich aufgebaute Events empfiehlt es sich, modulares Messeequipment und Systemkomponenten zu verwenden. Die Gründe hierfür liegen auf der Hand. Zum einen ist es im Vergleich zu einem individuell designten Messekonzept aus Sicht der Investitionskosten günstiger. Zum anderen ist eine bessere Skalierbarkeit gegeben, wenn zum Beispiel das Standkonzept aufgrund von unterschiedlichen Locations und verfügbaren Standabmessungen anzupassen ist oder wenn auf ein einzelnes Event selektiv mehr Equipment aufgefahren werden soll, um eine Fokussierung auf eine bestimmte Veranstaltungen zu erreichen. Zudem lassen sich Systemkomponenten sehr kurzfristig organisieren und sind meist kompakt.

2. Reduktion der Stakeholder bei der Messeplanung

Bei einem Kunden, der auf einer Messe oder einem Event ausstellt, sind für die Abwicklung meist viele Beteiligte involviert: Der Veranstalter, bei dem die Messe gebucht wird, muss nicht zwangsläufig der Besitzer der Location sein, in der sie stattfindet. Eine Agentur, die für die Konzeption und die Abwicklung zuständig ist, der Logistikdienstleister welcher das Equipment anliefert und wieder abholt, ein Dienstleister der sich um das Catering kümmert, der Besitzer der Location der Equipment vermietet, ein Messebauer welcher den Stand auf- und abbaut und nicht zuletzt die Mitarbeiter/innen des Kunden, die während der Veranstaltung den Stand betreuen und sich der eigentlichen Aufgabe und dem eigentlichen Ziel widmen: Kontakte zu erhalten, um schließlich Leads zu generieren.

Das Zusammenspiel dieser Vielzahl von Beteiligten fordert Koordinationsaufwand und ist aufgrund von unvorhersehbaren Dingen oft zeitintensiv. Nach dem Motto „viele Köche verderben den Brei“ erreicht man manchmal bereits eine Optimierung, wenn man aus Kundensicht gewisse Bereiche zusammenfassen kann und somit die beteiligten Stakeholder reduziert (z.B. der Messebauer übernimmt auch die Messelogistik, die Agentur kümmert sich auch um das Catering, braucht eine Tagesveranstaltung überhaupt ein Catering?, etc. ).

3. Zeitkritische Ablaufprobleme bei der Messeplanung und Vorbereitung kennen, vorhersehen und einplanen

Im Idealfall läuft alles rund, wenn alles richtig geplant wurde. Jeder der Erfahrung im Bereich Messen und Veranstaltungen hat oder für die Logistikkette verantwortlich ist, weiß, dass dies nur theoretisch immer zutrifft. Sicher ist eine sorgfältige Planung die Grundvoraussetzung. Jedoch kann es aufgrund von Komplexität im Zusammenspiel der Beteiligten bei Auftreten einer nur einzigen Abweichung zu Folgen für die gesamte Prozesskette kommen. Liefert ein Versanddienstleister nicht oder viel zu spät an und ist vor Ort kein Equipment verfügbar oder steckt der beauftragte Messebauer noch morgens im Stau und die Veranstaltung beginnt schon in zwei Stunden, kann es sehr schnell turbulent werden. In diesem Fall empfiehlt es sich alle notwendigen Kontaktdaten und Notfall-Nummern bereits zur Hand zu haben, als dass man erst noch wertvolle Zeit mit dem Recherchieren verstreichen lassen muss. Wenn im Vorfeld das Worst-Case-Szenario bereits bedacht ist, gibt es für die meisten Fälle bereits einen Reserveplan den man im Notfall ziehen kann.

4. Genügend Ersatzmaterial und Verschleißteile vorhalten

Bei häufigem Einsatz von Messe-Equipment bleiben Verschleiß und Beschädigungen trotz sorgsamen Handling und Verpackung oftmals nicht aus. Da manche Veranstaltungen kurz hintereinander mit dem gleichen Equipment bestückt werden, ist es ratsam, zumindest ein Backup an Klein- und Ersatzteilen oder auch einen Satz „Not-Material“ bereit zu halten, um bei Transportschäden, Diebstahl oder Defekten bei der Montage/Demontage sofort reagieren zu können. Produktionszeiten für Exponate, Textilgrafiken, Roll-Ups, etc. sind hier oft länger als das verfügbare Zeitfenster erlaubt. Natürlich ist es unrealistisch ein komplettes Messe-Set permanent nur auf Standby zu halten. Oftmals reichen aber typische Verschleißteile und ggf. ausgewählte Komponenten, auf die man im Bedarfsfall auf keinen Fall verzichten will.

5. Den Event Marketing Dienstleister wählen

Es gibt hier grundsätzlich drei Ansatzpunkte:

• Alle Aufgaben werden „in-house“, also vom Kunden selbst übernommen.

• Der Kunde nutzt selektiv diverse Dienstleister.

• Der Kunde nutzt eine „All-in-One-Lösung“ mit einem Dienstleister, der alle relevanten Anforderungen bedienen kann.

Die kundenseitig komplette interne Lösung erscheint auf den ersten Blick als die kostengünstigste. Es werden keine teuren externen Dienstleister beauftragt, es fallen keine Lagerkosten an, wenn der Messestand im eigenem Unternehmen gelagert wird und die Transportkosten erscheinen günstig, falls das geeignete Fahrzeug im Fuhrpark zur Verfügung steht. Werden allerdings die kompletten Prozesskosten und Ressourcen, die man einsetzt, mit einberechnet, so relativiert sich das, da die dafür eingesetzten Mitarbeiter in diesem Zeitraum nicht mehr in der eigentlichen Wertschöpfungskette im Unternehmen integriert sind. Umso problematischer wird es, wenn Probleme auftreten, um die sich dann selbst gekümmert werden muss und die man nicht an den Dienstleister, Veranstalter, Lieferanten oder Messebauer übertragen werden können.

Das selektive Einsetzen von Dienstleistern in Kombination mit dem Einsatz von eigenen Ressourcen und Manpower stellt den Mittelweg dar, sozusagen die goldene Mitte. Hier lassen sich bedarfsweise Leistungen hinzunehmen oder weglassen und je nach Größe oder Frequenz der Veranstaltung kann bedarfsgerecht agiert werden. Dies ist auch kostentechnisch oft die sinnvollste Lösung, jedoch funktioniert diese Variante meist nur bei kleiner oder mittlerer Frequenz und stößt in Sachen Skalierbarkeit schnell an Grenzen.

Als All-in-One-Lösung würde man eine Variante bezeichnen, bei der die gesamte Abwicklung von Messeplanung und -ausführung inklusive Logistik, Transport, Montage/Demontage, Reinigung, Kontrolle, Reparatur und IT-Anbindung sowie automatisiertes Reporting komplett von einem Anbieter übernommen wird. Die Vorteile sind klar. Es gibt nur einen Ansprechpartner und alle notwendigen und unkalkulierbaren Dinge müssen von diesem auch gelöst werden. Dies ist die entspannteste Lösung und bietet im Rahmen der Digitalisierung zusätzliche Möglichkeiten. Mittlerweile gibt es viele Anbieter, die neben den klassischen Aufgaben und Dienstleistungen auch unterstützende digitale Leistungen anbieten wie Besuchermessung, webbasierte Tools für Echtzeit-Lagerbestände, Online-Apps für die Kalkulation oder Visualisierung eines Messestandes oder OCI-Schnittstellen zur Datenübertragung zwischen verschiedenen ERP-Systemen.

Fazit zur optimierten Messelogistik

Aufgrund von Komplexität und den damit verbundenen teilweise unvorhersehbaren Dingen wird es im Bereich Messebau, Veranstaltung & Event immer Situationen geben, die von der geplanten Vorgehensweise abweichen und im Bedarfsfall schnelles und flexibles Nachsteuern sowie Entscheidungen erfordern. Mit ein paar wenigen Überlegungen, die bereits im Vorfeld getroffen werden können, lassen sich diese Anomalien jedoch zu einem großen Teil voraussehen bzw. lassen sich im Fall der Fälle schnell die passenden Lösungsansätze parat haben.

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