Messebau und Messe-Service: Worauf Unternehmen achten sollten

Wenn von Messestand-Planung die Rede ist, denken viele zuerst an Design, Architektur und die visuelle Wirkung. Farben, Formen, Grafiken. Doch in der Praxis entscheidet oft das Drumherum darüber, ob ein Messeauftritt wirklich reibungslos funktioniert und seinen Zweck erfüllt. 

Neben der reinen Gestaltung gibt es zahlreiche organisatorische, technische und logistische Aspekte, die frühzeitig bedacht werden sollten. Genau hier entstehen häufig unerwartete Herausforderungen, zusätzliche Kosten oder unnötiger Stress. 

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über zentrale Themen rund um den Messestand, an die man nicht immer sofort denkt, die aber maßgeblich zum Erfolg beitragen. 

Technik am Messestand: Mehr als nur ein Hingucker 

Moderne Messestände setzen zunehmend auf digitale Elemente: LED-Videowände, interaktive Touchpoints, Multimedia-Stelen oder Präsentationsscreens. Diese Komponenten steigern Aufmerksamkeit und Verweildauer, bringen aber auch neue Anforderungen mit sich. 

Wichtige Fragen, die frühzeitig geklärt werden sollten: 

• Welche Technik passt zur Zielgruppe und zur Standgröße? 

• Wie lassen sich digitale Inhalte sinnvoll in das Standkonzept integrieren? 

• Welche technischen Voraussetzungen gibt es seitens des Veranstalters? 

Hinzu kommt ein oft unterschätzter Punkt: elektrische Sicherheit. Elektrische Betriebsmittel unterliegen in Deutschland strengen Vorgaben, etwa der regelmäßigen Prüfung nach DGUV Vorschrift 3. Wer hier nicht vorbereitet ist, riskiert Verzögerungen oder im schlimmsten Fall den Ausschluss von der Messe.

Weitere Informationen über die DGUV-V3-Prüfung finden Sie in unseren ExpoCloud Blogbeiträgen:  

• Sicherstellung der DGUV-V3 bei Messen und Events für Event-Manager 

• DGUV-Prüfung für Event- und Messeteilnehmer 
  

Besucherströme messen und Erfolge bewerten 

Ein Messeauftritt kostet Zeit, Geld und Ressourcen. Umso wichtiger ist es, den Erfolg messbar zu machen. Trotzdem verzichten viele Unternehmen noch immer auf systematisches Messecontrolling. 

Dabei können moderne Lösungen helfen, unter anderem: 

• Erfassung von Besucherzahlen 

• Analyse von Besucherströmen am Stand 

• Auswertung von Kontaktpunkten und Interaktionen 

Solche Daten liefern wertvolle Erkenntnisse für die Nachbereitung und zukünftige Messeauftritte, vorausgesetzt, sie werden strukturiert erhoben und ausgewertet. 

Grafiken, Druckdaten und kurzfristige Änderungen 

Messestand-Grafiken gehören zu den klassischen Stressfaktoren vor einer Messe. Häufig ändern sich Inhalte kurzfristig oder müssen für unterschiedliche Events angepasst werden. 

Digitale Web-to-Print-Lösungen können hier Abhilfe schaffen: 

• zentrale Ablage von Druckdaten 

• einfache Online-Anpassung einzelner Inhalte 

• schnelle Beauftragung von Nachdrucken 

So lassen sich Fehler vermeiden und Aktualisierungen auch unter Zeitdruck umsetzen.

Logistik, Lagerung und Versand 

Ein Messestand besteht aus vielen Einzelteilen: Standbauelemente, Technik, Grafiken, Werbemittel, Möbel. Ohne strukturierte Logistik wird es schnell unübersichtlich. 

Wichtige Aspekte sind unter anderem: 

• sichere Lagerung zwischen Veranstaltungen 

• Kontrolle und Pflege des Equipments 

• termingerechter Versand zur Messe 

• Koordination von Anlieferzeiten und Speditionen 

Zusätzlich kann eine Transportversicherung sinnvoll sein, um Material und Technik gegen Verlust oder Beschädigung abzusichern. 

Weitere Informationen zu den Themen Logistik, Lagerung und Versand finden Sie in unseren Blogbeiträgen:   

• 5 Schlüssel-Lösungen für eine effiziente Messe-Logistik 

• Virtuelle Lagerverwaltung für Messestände 

• 5 Tipps für den Versand von mobilen Messeständen 

Auf- und Abbau: Ein kritischer Zeitfaktor 

Der Auf- und Abbau eines Messestands ist oft streng getaktet. Verspätungen, fehlende Teile oder unklare Zuständigkeiten können hier schnell teuer werden. 

Eine strukturierte Planung hilft: 

• klare Definition von Aufbaudatum und Standübergabe 

• abgestimmte Anlieferung aller Komponenten 

• professionelle Montage vor Ort 

Idealerweise reist das Standpersonal erst an, wenn der Stand vollständig einsatzbereit ist. 

Werbemittel und Promotionartikel im Griff behalten 

Give-aways, Broschüren und andere Werbemittel gehören für viele Unternehmen fest zum Messeauftritt. Doch auch hier gilt: Ohne Planung wird es schnell chaotisch. 

Typische Herausforderungen: 

• richtige Mengenplanung 

• rechtzeitige Lieferung 

• Lagerung zwischen mehreren Events 

Eine zentrale Verwaltung und bedarfsgerechte Nachlieferung sorgen dafür, dass am Stand alles verfügbar ist – ohne unnötige Überbestände. 

Reporting und Transparenz in der Messeorganisation 

Je komplexer ein Messeauftritt wird, desto wichtiger ist Transparenz. Reports zu Versandstatus, Aufgabenständen oder Materialbewegungen helfen dabei, den Überblick zu behalten. 

Strukturierte Auswertungen sparen Zeit, reduzieren Rückfragen und erleichtern die interne Abstimmung – insbesondere bei mehreren parallelen oder aufeinanderfolgenden Veranstaltungen. 

Wenn aus vielen Einzelaufgaben ein stimmiges Gesamtkonzept wird 

In der Praxis zeigt sich häufig, dass die vielen einzelnen Themen rund um Technik, Logistik, Sicherheit, Grafiken und Organisation den größten Aufwand verursachen, insbesondere dann, wenn mehrere Messen oder Events pro Jahr anstehen. 

Viele Unternehmen stehen früher oder später vor der Frage, wie sich diese Aufgaben sinnvoll bündeln, standardisieren und effizient steuern lassen, ohne bei jedem Messeauftritt wieder von vorne zu beginnen. Genau hier zeigt sich der Mehrwert eines ganzheitlichen Ansatzes. 

Als Messebauer begleiten wir unsere Kunden dabei nicht nur beim Design und Bau des Messestands, sondern über den gesamten Messeprozess hinweg. Unser Anspruch ist es, Messeauftritte ganzheitlich zu organisieren, effizient umzusetzen und langfristig zu optimieren. Ob digitale Komponenten, Messelogistik, Lager- und Versandprozesse, Sicherheitsprüfungen, Grafiken, Werbemittel oder die Koordination von Auf- und Abbau: Wir stehen als verlässlicher Partner an Ihrer Seite und sorgen dafür, dass alle Rädchen ineinandergreifen. So entstehen reibungslosere Abläufe, besser kalkulierbare Kosten und Freiräume für das Wesentliche – den Austausch mit Besuchern, die Pflege von Kontakten und den nachhaltigen Erfolg Ihrer Messeauftritte. 

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