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Nach der Messeabsage: Das können Sie als Austeller jetzt tun

von Sarah Maria Gielen
Dienstag, 31. März 2020
Themen:Messekonzept
Lesedauer: Minuten

Nach der Messeabsage: Das können Aussteller jetzt tun

Die Verschiebung oder gar die Absage einer Messe ist wohl einer der schlimmsten Albträume eines Ausstellers. Was passiert nun mit dem bereits konzipierten Messestand? Welche zusätzlichen Kosten können entstehen? Wie geht das Messejahr 2020 weiter?

Durch die aktuelle Coronakrise stehen nun viele Aussteller vor der Frage was Aussteller nach der Messeabsagen tun können. Wie Sie am besten mit der nun vorhandenen Arbeitszeit umgehen und was Sie für den weiteren Verlauf beachten sollten, möchte ich Ihnen in diesem Blogbeitrag näher erläutern. Doch zunächst einmal gilt in privater sowie beruflicher Hinsicht:

„Durchatmen und Ordnung schaffen!“

 

Schritt 1 nach der Messeabsage: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die abgesagten Messetermine

Schritt 1: Überblick über abgesagte Messetermine verschaffen

Da man nicht weiß wie sich die Coronakrise in den kommenden Wochen und Monaten entwickelt, ist es wichtig sich zunächst einen Überblick über die aktuell abgesagten Messetermine zu verschaffen. Sicherlich hilft es Ihnen, wenn Sie sich einen Messekalender zur Hand nehmen und diesen aktualisieren. Prüfen Sie:

  • welche Messen verschoben oder abgesagt wurden
  • ob eine verschobene  Messe sich ein zweites Mal verschiebt
  • welche geplanten Messeauftritte in diesem Jahr noch anstehen

 

Schritt 2 nach der Messeabsage: Kosten der abgesagten Messen aufführen

Mit den abgesagten Messen kann es zu zusätzlichen Kosten kommen. Informieren Sie sich bei Ihrem Messebauern, welche Kosten für Sie anfallen und in welchen Fällen Sie Stornierungskosten zahlen müssen. In dieser ungewissen Zeit sollten Sie darauf achten, dass Sie bei der Stornierung von Aufträgen möglichst flexibel sind, um bei einer weiteren Messeabsage Stornierungskosten zu sparen. Zu diesem Thema wurde bereits im Blogartikel "Stornogebühren bei Messeabsage - Covid-19 und Messebau" berichtet.

 

Schritt 3: Messe-Equipment aufbereiten

Die gewonnene Zeit durch die Messeabsagen sollten Sie nutzen, um Ihr gesamtes Messe-Equipment zu prüfen.

  • Gibt es veraltete Exponate?
  • Besitzen Sie defektes Messe-Equipment?
  • Möchten Sie mit neuen Messe-Utensilien Ihren Messeauftritt optimieren?
  • Gibt es bereits optische Neuerungen, mit denen Sie sich präsentieren wollen?


Machen Sie sich darüber mal Gedanken. Wir helfen Ihnen gerne dabei und zusammen können wir dafür sorgen, dass Ihre individuellen und speziellen Wünsche umgesetzt werden.

Schaffen Sie außerdem Platz für Neues, indem Sie „die Leichen aus dem Keller schaffen“. Im myWWM-Portal finden Sie zudem auch eine Übersicht zu dem bei uns eingelagertem Equipment. Oftmals hat man in den Hochphasen keine Gelegenheit sich mit diesem Thema zu befassen. Damit können Sie schon jetzt dafür sorgen, dass die anstehende Messesaison reibungslos verläuft.

 

Schritt 4: Ausweichtermine für Messeauftritte vorbereiten

Im nächsten Schritt sollten Sie anfangen, sich auf die Ausweichtermine Ihrer Messen vorzubereiten. Behalten Sie dabei dennoch stets im Hinterkopf, dass aktuell nicht abzusehen ist, ob die in den Herbst verschobenen Messen und Veranstaltungen tatsächlich stattfinden können. Dennoch sollten Sie das Messepersonal in der weiteren Vorgehensweise schulen. Verteilen Sie dabei Aufgaben an das Messepersonal, damit im Krankheitsfall das Team weiterarbeiten kann.

Bei der Vorbereitung der nächsten Messeauftritte kann ein Event-Ressource Management (ERM) eine große Hilfe sein. In diesem System können Sie alles rund um die Planung eines oder mehrerer Messeauftritte planen. Dies möchte ich Ihnen am Beispiel unseres myWWM-Portals aufführen:

In unserem myWWM Online-Portal können Sie alle benötigten Mietsysteme (Messetheken, Stühle, Roll-Ups etc.) sowie Ihre Werbemittel für den geplanten Messeauftritt auswählen. Zudem können Sie online Ihren Messestand nach Belieben konzipieren. Das Portal verfügt zudem über eine Ansicht, in der Sie ihre Bestellungen und dessen Status aufgelistet sehen. Unter dem Reiter: WWM „Admin Aufträge“ können sie ihre Bestellungen im Überblick behalten und können gezielt den Zeitraum filtern, für den Ihre Veranstaltung vorgesehen ist. Somit behalten Sie auch über die bereits vergangenen Aufträge einen Überblick.

 

Das können Sie als Aussteller in der Coronakrise tun:

  • Behalten Sie den Überblick über die abgesagten und zukünftigen Messetermine
  • Rufen Sie in Ihrem Unternehmen zu noch mehr Zusammenhalt auf: Kommunizieren Sie dabei mögliche Probleme offen an Ihr Team
  • Sprechen Sie mit Ihrem Messebauer über angefallene Kosten: Versuchen Sie sich dabei auf eine für beide Parteien akzeptable Lösung zu einigen
  • Seien Sie in dieser ungewöhnlichen Zeit besonders kreativ, denken Sie „out of the box“ und suchen Sie nach einem Weg, wie Ihr Unternehmen diese Krise am besten überstehen kann.

Unser Geschäftsführer Dr. Christian Coppeneur-Gülz sagte letzte Woche zu uns, dass wir jetzt alle an einem Strang ziehen müssen. Und genau diese Botschaft möchten wir auch unseren Kunden ans Herz legen. Sprechen Sie mit uns, wir helfen Ihnen gerne weiter.

Bleiben Sie gesund!

Infos zum WWM Blog Artikel Autor:

Sarah Maria Gielen

Sarah Maria Gielen

Sarah hat im August 2018 ihre Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau bei der WWM begonnen. Bei der Auswahl ihres Ausbildungsberufes war es ihr besonders wichtig spannende Projekte zu betreuen und abwechslungsreiche Aufgaben zu haben. Genau das trifft bei der WWM zu: Ihre Aufgabenbereiche umfassen dabei den gesamten Ablauf des Kundenprojektes bis hin zum fertigen Messestand. Darüber hinaus hat Sarah-Maria für ihre Kunden jederzeit ein offenes Ohr, um behilflich zu sein. Wenn man Sarah fragen würde, welche Jahreszeit sie am liebsten mag, könnte sie sich nicht zwischen Sommer und Winter entscheiden. Im Sommer liebt sie es Zeit am Strand zu verbringen und die Sonne sowie das Meer zu genießen. Einer ihrer schönsten Urlaube bisher hat sie jedoch in einem Skigebiet verbracht. Von der Bergspitze auf Skiern durch die Talabfahrt bis in die gemütliche Berghütte mit einer Tasse warmen Früchtetee in der Hand.

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