Das Warten hat ein Ende. Endlich ist der große Tag gekommen und die Fachmesse, wo auch Sie mit Ihrem großartigen Messestand vertreten sind, startet endlich. Nur noch ein paar Minuten und die Türen öffnen sich und die Besucher strömen scharenweise in die Messehalle. Ihre Mitarbeiter wirken locker. Sie sind nervös. Positiv nervös, da sie es kaum erwarten können Ihren Messeauftritt zu präsentieren. Sich vor „alten“ und hoffentlich neuen Kunden zu präsentieren. 60 Sekunden noch. Ihr Puls steigt.
Und dann ist es so weit. Die Türen gehen auf und Sie hören die Besucher hineinströmen. Geduldig warten Sie bis Besucher Ihren Stand erreichen. Die ersten Messebesucher gehen vorbei. Die Nächsten schauen kurz und gehen weiter.
Ihre Nervosität schwenkt um. In Ärgernis. „Warum kommt keiner zu uns?“ Ihre Mitarbeiter stehen im Hintergrund und scherzen herum, um sich die Zeit zu vertreiben. Dann steht der erste Besucher an Ihrem Messestand. „Was machen Sie? Was bietet Ihr Firma an?“ Innerlich ärgern Sie sich über die Frage, aber ganz Profi, sind Sie freundlich und erklären es dem Interessenten in ein paar kurzen Sätzen. Der Interessent hört aufmerksam zu, bedankt sich und geht weiter.
So verhält es sich den ganzen Tag an Ihrem Messestand.
18 Uhr. Der erste Messetag geht zu Ende. Sie verlassen enttäuscht Ihren Messestand. Auch Ihre Mitarbeiter wirken enttäuscht. „Was haben wir falsch gemacht?“: fragen Sie sich.
Damit es Ihnen in Zukunft nicht auch so geht, haben wir eine kurze Checkliste für Sie zusammengestellt, was Sie vor Ihrem Messeauftritt unbedingt machen sollten, um Besucher in Scharen anzulocken.
Wie Sie wahrscheinlich wissen, gibt es viele Möglichkeiten Ihren Messeauftritt anzukündigen. Entscheidend ist, dass Sie die richtigen Medien und den optimalen Zeitpunkt nutzen.
Im Fußball gibt es dem Spruch: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel!
Heißt für Ihren Messeauftritt: Nach der Messe ist vor der Messe!
Beginnen Sie frühzeitig Ihre Messeauftritte zu kommunizieren. Als Richtwert dienen hier 8 Monate vorher! Ja richtig: 8 Monate! Warum?
Die Wahrscheinlichkeit ist sehr hoch, dass Ihre Kunden und Interessenten so weit im Voraus noch keine Termine haben und sich somit Ihren Termin fest eintragen können.
Aber wie kommunizieren Sie das am besten?
Für bestehende Kunden eignen sich hervorragend die Versendung einer „Save the date“-E-Mail oder ein Messenger, wie zum Beispiel WhatsApp. In der Regel haben Sie die Kontaktdaten Ihrer Kunden sorgfältig gepflegt. Eine Empfehlung unsererseits: Versenden Sie keine einfache Standard-Email oder Message. Machen Sie mal etwas anderes. Nehmen Sie zum Beispiel ein kurzes Video auf. Das muss nicht sonderlich lang sein. 30 bis 60 Sekunden reichen dabei völlig aus. Geben Sie in diesem Video an: Wann, Was, Wo und geben Sie Ihren Kunden einen Grund zu kommen. Gestalten Sie das Video interessant, das neugierig auf mehr macht!
Tipp: Bieten Sie doch etwas an, was nur Messebesucher bekommen, wenn Sie auf Ihrem Video eine feste Terminzusage machen. Die Überraschung bekommen Sie natürlich erst, wenn Sie Ihren Messestand besucht haben.
Ein weiteres machtvolles Tool sind die Social Media Plattformen. Je nach Branche eignen sich nicht alle Plattformen. Wenn Sie auf Social Media aktiv sind und eine Community haben, dann nutzen Sie diese. In der Regel besteht eine Community im Social Media nicht nur aus Kunden, sondern auch aus potenziellen Kunden. Teilen Sie ihnen mit, wann Sie Ihren nächsten Messeauftritt haben. Auch hier eignet sich ein Video. Nutzen Sie in Social Media verschiedene Posting Möglichkeiten. Auf Facebook eignet sich die Story Funktion, aber auch das normale Bild- bzw. Videopost im Feed.
Wichtig ist, nutzen Sie verschiedene Medien, um Ihre Zielgruppe zu erreichen.
Nicht allzu selten setzen Messeaussteller voraus, warum ihre Zielgruppe zu ihnen an den Messetand kommen. Leider liegen sie oftmals damit falsch!
Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass Sie wissen, was für Ihre Zielgruppe am besten ist. Testen Sie vorher aus, was Ihre Zielgruppe an Ihrem Messestand erwartet. Wie? Ganz einfach. Nutzen Sie hierzu auch wieder die Macht von Social Media. Posten Sie 2- 3 Umfragen mit Ideen und schauen Sie, für was sich Ihre Zielgruppe entscheidet. Aufgrund dieser Ergebnisse gestalten Sie Ihren Messeauftritt.
Konkret: Lässt sich Ihre Zielgruppe eher von Produkttests oder Giveaways „anlocken“? Lieber eine Präsentation zeigen oder eine aktive Talkrunde mit Experten anbieten? Was ist interessanter für sie? Auch die gezielte, aktive Interaktion der Besucher kann neugierig auf mehr machen.
Testen Sie es via Social Media und/oder Email-Umfrage vorher aus, um auf Ihrem Messeauftritt der Messeaussteller Nummer 1 zu sein.
Machen Sie nicht alles allein. Selbst wenn Sie ein genialer Eventplaner und sehr gut organisiert sind, müssen und sollten Sie nicht alles allein machen. Stellen Sie ein Team in Ihrem Unternehmen zusammen, das sich um den Messeaufritt kümmert. Verteilen Sie die Aufgaben mit Deadlines und Erwartungen Ihrerseits. So haben Sie mehr Zeit für Aufgaben mit höherer Priorität.
Ein Muss auf jeder Messe: Die Giveaways! Sie dienen als Lockmittel und halten Ihr Unternehmen und Produkt im Gedächtnis des (potenziellen) Kunden. Aber das funktioniert nur, wenn das Giveaway mit Bedacht ausgewählt wurde. Klassiker wie Kugelschreiber, Schreibblöcke, Gummibärchen etc. gehen immer und nimmt jeder dankend an. Aber setzen Sie sich damit auf Ihrem Messeauftritt von den anderen Messeausstellern ab? Eher unwahrscheinlich. Seien Sie kreativ und bieten etwas, was nicht jeder bietet. Wichtig ist, dass das Giveaway dem Messebesucher einen Mehrwert bietet. Wenn Sie Ideen oder Anreize benötigen, schauen Sie doch mal hier vorbei: Das perfekte Giveaway
Überlassen Sie nichts dem Zufall. Sie haben bestimmt sehr gute Mitarbeiter und die ihr bestes auf jedem Messeauftritt geben. Aber schulen Sie Ihre Mitarbeiter bevor es auf die Messe geht. Stellen Sie klar, wie die richtige Ansprache auf der Messe sein muss. Nicht dass Ihre Mitarbeiter zu forsch sind und sich dadurch Interessenten bedrängt oder erschrocken fühlen. Dazu eignen sich Rollenspiele, die man einige Wochen vorher üben kann.
Finden Sie die optimale Balance zwischen direkter Ansprache und Zurückhaltung. Wenn Ihre Mitarbeiter zu aufdringlich, beziehungsweise zu zurückhaltend sind, dann wirkt das auf die Messebesucher irritierend und schreckt eher ab.
Sie kennen das: Für den ersten Eindruck reichen oftmals nur 3 Sekunden. So muss es auch an Ihrem Messestand sein. Der Messebesucher muss innerhalb von 3 Sekunden verstehen, was Sie anbieten. Was Ihr Unternehmen anbietet.
Beachten Sie, dass bei der Kommunikation nach außen. Denn die Frage eines Messebesuchers: „Was machen Sie denn so?“ ist wohl das Ärgerlichste, was passieren kann. Weiterhin ist wichtig, dass Sie dieses Messaging in der gesamten Kommunikation mit einfließen lassen. Und das schon frühzeitig. Also auch, wenn Sie ihren Messeauftritt bewerben.
Auch die beste Planung kann in die Hose gehen. Selbst wenn Sie alles beachtet haben, sollten Sie definitiv einen Plan B in der Hinterhand haben. Plan C und D wäre auch nicht schlecht. Jeder Messetag kann anders verlaufen. Täglich kann ein anderes Publikum die Messehallen besuchen. Seien Sie vorbereitet, wenn Plan A nicht funktioniert.
Es gibt immer wieder mal die Situation, dass nicht alle Kunden oder Interessenten Ihren Messestand besuchen können. Das kann unterschiedliche Gründe haben. Ein Grund kann sein, dass Sie internationale Kunden haben, für die es wesentlich mehr Aufwand ist, zur Messe zu kommen als für jemanden, der in der Nähe wohnt.
Dafür gibt es die Möglichkeit, virtuelle Events oder hybride Veranstaltungen anzubieten. Unglaublich, was virtuell alles möglich ist. Vorteil ist, dass Sie gerade für Kunden, die nicht zur Messe kommen können, eine Möglichkeit bieten, Sie trotzdem zu besuchen und sich mit Ihnen auszutauschen. Besonders international Kunden und Interessenten profitieren davon.
Eine weitere Möglichkeit ist es, über ein virtuelles Event seine Zielgruppe kennen zu lernen. Was heißt das? Ergänzend zum Abschnitt “Was Ihre Zielgruppe will!” kann auch ein virtuelles Event dazu genutzt werden, um herauszufinden, was Ihre Zielgruppe bevorzugt. Beispielweise reagieren die Besucher eher auf Flyer oder lassen sie sich von Videosequenzen begeistern. All das kann in einer virtuellen Welt erstellt werden, um für Sie die entscheidenden Fragen zu klären.
Natürlich wollen alle auf einer Messe verkaufen! Neue Kunden gewinnen! Deshalb präsentieren Sie sich schließlich mit Ihrem Messestand auf einer Fachmesse. Allerdings verlieren Sie niemals folgendes aus den Augen:
Wecken Sie Interesse und bieten Sie eine Lösung für Ihre Zielgruppe! Es muss für Ihre Besucher ebenfalls zum Event werden! Seien Sie anders als die anderen.
Die Zeiten der „Marktschreier“ sind vorbei. Vorbereitung ist alles! Also, bereiten Sie sich gut vor und bieten Sie für Ihre Zielgruppe interessanten und aufregenden Content sowie einen einladenden Messestand.
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