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Qualitätsmanagement im Event-Marketing

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Als Projektleiter stellt man sich des Öfteren die Frage, wie zufrieden der Kunde mit der eigenen Arbeit ist. Mit der Planung, Montage sowie dem Auf- und Abbau des Messestandes. Aber auch mit dem Messestand selbst und der Qualität der Grafiken. Gab es eventuell Mängel, die unbedingt kommuniziert werden müssen? In diesem Blogbeitrag zeige ich, was Qualitätsmanagement ist, wie die Kundenzufriedenheit bei einer Standabnahme abgefragt werden kann und welche Vorteile das für unsere Kunden und uns als Unternehmen mit sich bringen.

Als Qualitätsmanagement (QM) bezeichnet man in der Wirtschaft alle organisatorischen Maßnahmen, die der Verbesserung der Prozessqualität, Arbeitsqualität und damit der Produkt- und Dienstleistungsqualität dienen. 

 

Einführung eines Qualitätsmanagement-Bogens im Event-Marketing

Auf einem Event oder einer Messe befinden sich oftmals anstelle der Ansprechpartner des Unternehmens, mit denen wir als Projektmanager im Vorhinein Kontakt hatten, die Außenvertreter des jeweiligen Unternehmens. Aus diesem Grund kann es passieren, dass nach einem Messeauftritt der Projektleiter keinerlei Rückmeldung bezüglich der Zufriedenheit des Kunden erhält. Gelegentlich kommt es vor, dass unsere Monteure davon berichten, wie der Kunde den Messestand fand, aber ein direktes Feedback oder eine Bewertung durch den Kunden zu der Qualität des Messestandes sowie des Services fehlt oftmals.

Um eben dieses Feedback zu erlangen, geben wir unseren Monteuren Qualitätsmanagement-Bögen zum jeweiligen Event mit, die nach dem Aufbau des Messestandes an den Kunden übergeben werden und von diesem ausgefüllt wird. Mithilfe dieses Bogens kann die gesamte Abwicklung von Projektplanung, Online-Bestellung, Auf- und Abbau des Messestands bis hin zur Qualität des Messestandes bewertet werden. Somit können wir mit dem Berichtsbogen die Meinung unserer Kunden einholen und sorgen für eine stetige und langfristige Qualitätskontrolle. Durch diesen fortlaufenden Prozess können wir als Unternehmen an Kritikpunkten arbeiten und die Zusammenarbeit mit unseren Kunden stetig verbessern. Dadurch entsteht im Event-Marketing eine win-win-Situation für unsere Kunden als auch für uns.

 

Aufbau eines Qualitätsmanagement-Bogens im Messebau

Auf dem Berichtsbogen wird zunächst einmal die Auftragsnummer, der Name des Kunden und der Name des Monteurs eingetragen. Dies wird gemacht, damit bei einer späteren Prüfung die Zuständigkeiten der einzelnen Messestände nachvollzogen werden können. Sobald dem Kunden der Qualitätsmanagement-Bogen ausgehändigt wurde, kann dieser nun mit der Bewertung beginnen. Der Bogen ist mittels einem Ankreuzverfahren auszufüllen. Dieser Prozess nimmt lediglich kurze Zeit in Anspruch, um die eigentliche Arbeit auf dem Messestand nicht zu stören. Nachdem der Kunde seine Kreuze gesetzt hat, können in einem unten freistehenden Feld Wünsche, Anregungen oder auch Kritik geäußert werden. Während es sich bei dem ersten Teil um Pflichtfelder handelt, ist dieses Feld optional. Um schlussendlich die Echtheit des Dokuments bestätigen zu können, muss der Kunde unter die Bewertung seine Unterschrift setzen. Nachdem der Bogen ausgefüllt wurde, erhält der Kunde von unseren Monteuren die Durchschrift, damit Sie über einen längeren Zeitraum den Überblick über die Qualität Ihrer Messestände behalten.

Qualitätsbogen im Event-Marketing

Tipp: Oftmals wird der Qualitätsmanagement-Bogen zwischen Tür und Angel ausgefüllt und auf die Schnelle eine Note sowie die Unterschrift auf das Dokument gesetzt. Um einen größtmöglichen Nutzen für beide Seiten aus dieser Befragung zu ziehen, sollte der Bogen gewissenhaft ausgefüllt werden.

 

Dokumentation der Qualitätsmanagement-Bögen an den Ablauf der Messe angepassen

Wenn eine persönliche Messestandübergabe zwischen Kunde und Monteur nicht geplant ist oder aber der Kunde nicht zu der geplanten Standübergabe kommen kann, kann die Info über den Qualitätsmanagement-Bogen auch per Foto an den jeweiligen Ansprechpartner des Messestandes übersandt werden. Somit wird der Stand per Fotos dokumentiert und der Bogen wird am Messestand hinterlegt, damit dieser ausgefüllt und beim Standabbau mitgenommen werden kann. Sollte diese Option nicht möglich sein, wird der zuständige Projektleiter sich beim Kunden persönlichen melden und den Bogen mit ihm durchsprechen. Bei der Standübernahme wird der Bogen vom Monteur wieder mitgenommen und an den Projektleiter gegeben.

Dokumentation der Qualität

 

 

Online-Einsicht der Qualitätsmanagement-Bögen unter myWWM möglich

Die Ergebnisse aus dem Qualitätsmanagement-Bogen werden vom zuständigen Projektleiter nach Erhalt in den myWWM Webshop eingepflegt. Jederzeit können Kunden über Ihren Kundenzugang sämtliche Bewertungen einsehen und so die Verbesserung von Kritikpunkten aus der Vergangenheit nachvollziehen.

Diese Ansicht findet man unter dem Reiter "Vorgänge", dort klickt man auf "Aufträge". In dieser Ansicht kann man verschiedene Zeiträume einstellen, um direkt mehrere Qualitätsmanagement-Bögen aus der Vergangenheit aufgelistet zu erhalten. Wenn man daraufhin einen der Aufträge auswählt, erscheint eine Seite, auf der man unter Qualitätsmanagement die Eintragung online einsehen kann. Zusätzlich erhält man auch eine Auflistung zu den Auftragsdetails, wie z.B. die Anzahl der bestellten Artikel sowie die Konditionen.

Qualitätsmanagement im Event-MarketingTipp: Diese Ansicht verschafft einem auch einen guten Überblick über vergangene und anstehende Projekte. Neben dem Bestelldatum und dem Status des Auftrages erhält man viele weitere Informationen zu den eigenen Messeständen.

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Fazit zum Qualitätsmanagement-Bogen in der Messebranche

Qualitätsmanagement ist sowohl für unsere Kunden als auch für uns wichtig, damit eine gute Zusammenarbeit möglich ist. Mit dem Qualitätsmanagement-Bogen wird versucht den Prozess einer Kundenbefragung so einfach wie möglich zu halten und dennoch die effizient zu gestalten.