Web-to-Print und Print-on-Demand im Event-Marketing

Web-to-Print und Print-on-Demand. Was ist das eigentlich?  

Unter Print-on-Demand (POD) versteht man das Drucken auf Anfrage, beziehungsweise auf Abruf. Dies funktioniert meist auf Basis einer online basierten Plattform, über die die gewünschten Daten digital hinterlegt/zur Verfügung gestellt werden.

Web-to-Print (W2P oder Web2Print) ist die Erstellung und Abwicklung von Druckaufträgen im Internet. Die Verarbeitung der Daten erfolgt anschließend via Digitaldruck.

Beide Prozesse gehören zum größten teil zusammen. Wobei POD das Verfahren ist und W2P eher die Plattform oder der Anbieter, wo POD stattfindet.

Für wen kommt Print-on-Demand in Frage?

In vielen Branchen lässt sich der Trend beobachten, nicht ein Produkt für die breite Masse herzustellen, sondern gezielte Produkte individuell anzupassen. Dementsprechend besteht der Wunsch bei vielen Unternehmen, ihre Kunden individuell ansprechen zu können und on Demand zu produzieren. Zusammen mit einer passenden IT-Lösung bietet der Digitaldruck dafür eine tolle Lösung – egal, ob als Inhouse-Lösung oder in Kombination eines Service Dienstleisters.

Wie sind die Anforderungen von Print-on-Demand?

In vielen Branchenbereichen treten ähnliche Anforderungen auf. Vom simplen Bestellschein über technische Dokumentationen bis hin zu Onboarding Unterlagen für einen neuen Mitarbeiter. Prinzipiell können alle Drucksachen, welche im laufenden Betrieb anfallen, on Demand gedruckt werden.

Druck auf Vorrat oder nach Bedarf?

Letztendlich sind es genau diese Vor- und Nachteile, die Entscheidungsträger zwischen diesen beiden Fragen abwägen. Im freien Markt gilt das Prinzip der Kostenersparnis bei entsprechender Mengenabnahme – da ist natürlich der Anreiz groß, direkt eine größere Menge einer Druckauflage zu bestellen. Was jedoch bei einer hohen Abnahmemenge beachtet werden sollte ist, dass neben anfallenden Produktionskosten auch die Lagerkosten steigen. Und wenn bei einem Druckerzeugnis auch nur kleinste Änderungen anfallen, wandert die gesamte Charge in der Regel palettenweise in den Papiermüll. Es wäre also denkbar, individuelle Drucksachen je nach Anforderung und Markt für das Produkt produzieren zu lassen.

Wie funktioniert Print-on-Demand?

Man benötigt für die Messeplanung eine Software, die das Verbindungsstück zwischen allen Komponenten darstellt:  

Zu allererst müssen die genauen Anforderungen und Wünsche besprochen werden. Sobald dies geschehen ist, wird definiert, ob und welche Druckerzeugnisse als Web-to-Print, also als bearbeitbare Datei hinterlegt, und welche als feste Druckdatei online hinterlegt werden. Die online Software hat somit ebenfalls eine Funktion als Druckdatenarchiv und erspart damit den realen Lagerplatz.   

Die Bestellung der online geschalteten Ware erfolgt durch einen einfach gestalteten Bestellprozess. Durch eine vorab erfolgte Definition des jeweiligen Artikels kann im Bestellprozess entschieden werden, ob es sich bei der Bestellung um eine Druckbestellung oder eine Bestellung mit anschließendem Versand an eine Wunschadresse der auf Lager gelegten Werbematerialien handelt.  

Bei diesem Prozess kommen wir zu dem Punkt, an dem sich Web-to-Print und Print-on-Demand übrigens unterscheiden. Über eine online gestützte Software, beispielsweise myWWM, können Dokumente über Web-to-Print Funktionen ohne gestaltungstechnisches Know-how durch hinterlegte CI-Regeln auch von Nicht-Fachleuten schnell geändert und angepasst werden.  

Durch die online gestützte Abwicklung werden alle Auftrags- und Produktionsdaten automatisch verarbeitet. Dadurch können ebenfalls Prozesskosten gesenkt werden (man spart sich die Sucherei in E-Mails oder Aktenordnern). Druckdokumente stehen online in digitaler Form zur Verfügung und die Produktionsdatei kann über ein cloudbasiertes online Portal durch den Dienstleister bzw. die zuständige Druckerei heruntergeladen werden. Die Auslieferung der Druckerzeugnisse erfolgt unter Berücksichtigung der bei der Bestellung genannten Lieferadresse und dem gewünschten Lieferzeitpunkt. Die Lieferadresse kann ebenfalls ein zentrales Lager sein.    

Die beste Lösung für Print-on-Demand und Web-to-Print würde also letztendlich eine online gestützte Software bieten, welche über die beschriebenen Funktionen verfügt. Darüber hinaus sollte diese über eine 2-way Logistik, durch die Werbemittel nach Veranstaltungen auch wieder abgeholt und diese nach Rückkehr in das Lager dem Lagerbestand wieder hinzugefügt werden, verfügen. Ein damit verknüpftes Event-Controlling, wenn vorhanden, wertet dieses Zahlen aus und gibt dem Nutzer eine Auswertung der für die entsprechenden Veranstaltungen oder Versendungen genutzten Materialien. Durch dieses Analyse-Tool kann für zukünftige Zwecke besser kalkuliert werden, wie hoch die entsprechende Druckauflage sein soll.

Vorteile und Nachteile von Print-on-Demand und Web-to-Print

Print-on-Demand und Web-to-Print können Vor- und Nachteile mit sich bringen. Insbesondere die Nachteile wurden bisher noch nicht angesprochen.  

• Durch eventuell gegebene Engpässe kann es Lieferschwierigkeiten auf Seiten des Dienstleisters geben. Teilweise dauert die Produktion dann sogar länger als auf konventionellem Weg.  

• Auch hier besteht die Gefahr, dass nicht alle Druckerzeugnisse sauber sind.  

• Für die Einrichtung und den Betrieb der online gestützten Software müssen Investitionskosten getätigt werden.  

• Weiterhin kann es vorkommen, dass der Aufwand zur Standardisierung der in der online gestützten Software angebotenen Produkte unterschätzt wird oder im Unternehmen kein allgemein akzeptierter Konsens hergestellt wird.  

• Die Lösung sollte im Unternehmen ausreichend Akzeptanz bei den zuständigen Mitarbeitern finden, daher sollte schon im Vorfeld besprochen werden, inwieweit die Nutzung des Web-to-Print bzw. Print-on-Demand Tools ausgelastet sein sollte. Ebenfalls sollte auch das Produktangebot entsprechend attraktiv gestaltet werden.

Die Vorteile der Lösungen liegen jedoch auch ganz klar auf der Hand.

• Print-on-Demand und Web-to-Print sind geeignet für Kleinstauflagen, aber auch beispielsweise für die Produktion von Visitenkarten. Wenn die als bearbeitbare PDF-Druckdatei als Web-to-Print Datei in der online gestützten Software hinterlegt wird, kann der jeweilige Besteller seine Kontaktdaten in der Datei einfügen und seine persönlichen Visitenkarten bestellen.  

• Durch die kleineren, für den entsprechenden Zweck angepassten Auflagen werden Ressourcen geschont. 

• Kosten für den Transport und die Logistik, insbesondere hinsichtlich der Lagerplätze, können eingespart werden. 

• Ein Nachdruck des jeweiligen Druckerzeugnisses ist problemlos möglich.  

• Das Druckerzeugnis, egal ob Flyer, Broschüre, Magazin o.ä. kann für den passenden Zweck individualisiert werden. 

Fazit zu Web-to-Print und Print-on-Demand

Vermutlich gibt es dutzende Möglichkeiten, Print-on-Demand und Web-to-Print anhand von Beispielen zu beschreiben.

Letztendlich kommt es in unserer heutigen, schnelllebigen Zeit darauf an, sämtliche Kalkulationen rund um das Thema Eventplanungen mit möglichst hoher Zeitersparnis und maximalem Erfolg umzusetzen. Hilfreich für dieses Ziel ist definitiv, die Unterstützung einer online gestützten Plattform anzuwenden, die die beschriebenen Funktionen umfasst und alle Faktoren rund um das Event mit einer Software abgedeckt werden können.