Wirkungsvolle Messeauftritte: Warum gutes Budget-Management entscheidend ist

Sie sparen am Stand und zahlen später drauf

Messeauftritte spielen für die Brand Awareness, Marktpositionierung sowie Kundengewinnung eine zentrale Rolle. Ein erfolgreicher Auftritt braucht jedoch eine realistische Budgetierung, was besonders für Messeneulinge eine Herausforderung darstellt. Die Vielzahl an Kosten, inklusive versteckter und oft unterschätzter Ausgaben, macht es schwierig, Budgets korrekt einzuschätzen.

Im Messebau gibt es viele Ansätze, auch mit überschaubaren Budgets einen professionellen und ansprechenden Auftritt umzusetzen. Wird das Budget jedoch zu niedrig angesetzt, leidet nicht nur der Messeauftritt selbst, es kann dem Unternehmen langfristig finanzielle und imagebezogene Schäden zufügen. Sinkende Sichtbarkeit, verpasste Chancen zur Lead-Generierung und fehlende Follow-up-Maßnahmen führen unweigerlich dazu, dass der ROI schlechter ausfällt, als es notwendig wäre.

Genau hier unterstützt die WWM GmbH & Co. KG Unternehmen aktiv dabei, Messekosten realistisch zu planen, versteckte Budgetrisiken zu erkennen und gemeinsam Lösungen für alle Herausforderungen im Zusammenhang mit Messeauftritten zu entwickeln.

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Im Folgenden zeige ich, worauf man bei der Erstellung des Budgets für einen Messeauftritt beachten sollte.

"Wie sollen wir das Budget gewichten?”

Die große und berechtigte Frage, die sich bei der Budgeterstellung stellt.

Laut einer Ifo-Studie (Institut für Wirtschaftsforschung) geben Aussteller in Deutschland im Schnitt 30,3 % für Standbau und ergänzende Dienstleistungen aus, 21,2 % für den Betrieb des Standes und die Platzmiete sowie 15,6 % für Personalkosten und 13,5 % für Übernachtung und Verpflegung.

Allerdings variiert das Budget je nach Branche, Messegröße und Unternehmensgröße deutlich. Die Zahlen dienen daher eher als Leitwert, um die Verteilung einschätzen zu können.

Worauf man beim Budget achten sollte:

Spare nicht beim Branding oder beim Standplatz

Problem: Bei einem zu kleinen Budget reicht es oft nicht für einen Standplatz in guter Lage oder für aufmerksamkeitsstarkes Branding und hochwertige Grafiken. Dadurch bleiben weniger Menschen stehen, die Sichtbarkeit sinkt und die Zahl qualifizierter Gespräche nimmt ab. Die wenigen gewonnenen Leads werden dadurch teurer.

Empfehlung: Ein großer Teil des Budgets sollte für Standplatz, Messestand und visuelle Elemente eingeplant werden. Mit starkem Branding und eindrucksvollem Design zieht der Stand mehr Besucher an, verschwindet nicht zwischen Wettbewerbern und bleibt länger im Gedächtnis.

Spezialisiertes Personal und Interaktion

Problem: Wird beim Auftritt gespart, wirkt der Stand unattraktiv, improvisiert oder unprofessionell. Fehlt geschultes Personal oder ist das Team überfordert, führt das zu einem schlechten Besuchererlebnis und geringeren Abschlusschancen. Wenn zusätzlich Aufgaben auf interne Mitarbeitende verlagert werden, bleiben deren Projekte liegen.

Empfehlung: Wenn Sie beim Standpersonal sparen müssen, schicken Sie lieber ein kleines, aber hoch spezialisiertes Team. Erfahrene Messeprofis können optimal auf die Bedürfnisse der Standbesucher reagieren und mehr Leads generieren. 
 Ein guter Auftritt lebt zudem von Interaktion: Nehmen Sie unbedingt Ihr Produkt mit oder investieren Sie in eine Simulation oder Demo. So wecken Sie das Interesse der Besucher.

Das Follow-Up nicht vergessen

Problem: Viele Unternehmen sparen beim Follow-up, weil Tools oder Personal nicht eingeplant werden. Dadurch gehen wertvolle Leads verloren, die auf der Messe mühsam generiert wurden.

Empfehlung: Planen Sie unbedingt Budget für das Follow-up ein. Optimalerweise haben Sie viele neue Leads, Verkaufsgespräche oder potenzielle Partnerschaften gewonnen. Diese Gespräche dürfen nicht abreißen: Senden Sie noch während der Messe eine Follow-up-Mail oder melden Sie sich kurz danach telefonisch.

Verwendung von Event-Analysen: Eine zusätzliche Empfehlung ist der Einsatz von Tools, die Ihren Messeauftritt messbar machen. Besucheranalysetools wie Event-Metrics zeigen unter anderem, wie viele Besucher Ihr Stand angezogen hat und welche Bereiche besonders interessant waren. So können Sie Ihren nächsten Auftritt und das dafür vorgesehene Budget direkt optimieren.

Wie man Budget optimal plant und am Ende wirklich spart  

Um ein Messebudget möglichst klein zu halten und dennoch unnötige Kosten zu vermeiden, helfen einige Grundregeln. Eine clevere Planung spart Geld und sorgt dafür, dass der Auftritt professionell wirkt.

Klare Ziele festlegen: Bevor überhaupt Zahlen im Budget stehen, muss klar sein, wofür Sie ausstellen. Die Ziele bestimmen, wohin der größte Teil des Budgets fließen sollte.

Lead-Generierung: Fokus auf Standpersonal, Interaktion, CRM, Follow-up

Brandbuilding: Fokus auf Standdesign, Branding, große Formate, Infografiken

Produktlaunch: Fokus auf Technik, Demos, Präsentationsfläche, Erklärpersonal

Networking & Partnerschaften: Fokus auf Meetingräume, Hospitality, Gesprächstools

Fixe und variable Kosten trennen: Ein häufiger Fehler ist, alle Kosten in einen großen Topf zu werfen. Besser ist eine klare Unterscheidung:

Fixe Kosten (immer gleich): 

• Standmiete 
• Grundausstattung (Strom, Reinigung, Versicherungen) 
• Basispersonal 
• Marketinggrundkosten (z. B. Basisgrafiken, Website-Hinweis)

Variable Kosten (abhängig von Strategie & Größe):

• Größe und Design des Standes 
• Technik, Interaktion, Demos 
• Zusatzpersonal oder Hostessen 
• Catering 
• Eventmodule (z. B. VR, Produktkonfiguratoren) 
• Giveaways 
• Onsite-Werbeflächen

Reserven einplanen: Planen Sie Puffer mit ein, um unerwartete Situationen während der Messe abzufangen. Typische Überraschungskosten:

• Mehr Strombedarf als gedacht 
• Zusätzliche Grafiken kurz vor Messebeginn 
• Extra-Personal wegen hoher Besucherzahlen 
• Transport- oder Versicherungsprobleme 
• Reparaturen am Stand nach dem Aufbau

Kosten richtig einschätzen: Ohne sorgfältige Planung können versteckte Kosten das Budget übersteigen und Probleme während des Messeauftritts verursachen. Dazu zählen unter anderem:

• Transport, Versicherungen und Zoll, besonders bei internationalen Veranstaltungen 
• Standauf- und Abbau, einschließlich Lagerkosten und möglichem Materialverlust 
• Reisekosten und Personalkosten, inkl. Arbeitszeit vor und nach der Messe 
• Lead-Management, wie CRM-Integration, Datenbereinigung, Follow-up-Mails oder Inside-Sales-Anrufe 
• Demo-Material, Giveaways und Produkte für Interaktionen 
• Opportunitätskosten, etwa verpasste Verkaufsgespräche durch schlechte Vorbereitung

Welche Sparmaßnamen sind bei einem Messeauftritt möglich? 

• Frühzeitige Planung, da Frühbucherrabatte bares Geld sparen  
• Kosten und Angebote vergleichen, Paketangebote nutzen, die mehrere Bedürfnisse erfüllen  
• Mietstände einsetzen, wenn man nur wenige Messen besucht  
• Auf lokale Anbieter setzen, um hohe Transportkosten zu vermeiden  
• Event-Management-Software nutzen, um Inventar, Kosten, Analysen und Budgetplanung zu optimieren  
• Rabatte durch Sponsoring oder Speaker-Slots der Messeveranstalter nutzen  
• Modulare Messesysteme wie beMatrix nutzen – flexibel, vielseitig und wiederverwendbar, sowohl für große als auch kleine Standflächen  
• Messestand-Sharing mit einem anderen Unternehmen, um Kosten zu reduzieren

Für weitere Tipps zum Sparen bei Messeständen können Sie diesen Blogbeitrag lesen: 
Kosten reduzieren im Messebau  - Wertvolle Tipps

Sehen Sie sich hier den modularen Messestand von Hansefit an.

Wie die WWM unterstützen kann

Die WWM GmbH & Co. KG begleitet Unternehmen in allen Phasen des Messeauftritts:

• Budgetplanung & Kostentransparenz 
• Professionelle Messestand-Lösungen (Kauf oder Miete) 
• Modulare Messesysteme & nachhaltige Konzepte 
• Transport, Logistik, Lagerung und Auf-/Abbau 
• Event-Management, Software & Analyse 
• Individuelle Beratung, um die beste Lösung für jede Herausforderung zu finden

Unser Ziel ist es, gemeinsam einen Messeauftritt zu entwickeln, der wirkungsvoll, wirtschaftlich und individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist.